Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần chính xác theo quy định
Hóa đơn điện tử có sai sót khi thông tin ghi trên hóa đơn không chính xác hoặc không phản ánh đúng thực tế giao dịch. Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, việc sửa chữa và cung cấp hóa đơn mới là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và bảo vệ quyền lợi cho cả người bán và người mua. Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần chính xác theo quy định các bạn hãy cùng tham khảo thêm nhé.
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần chính xác theo quy định
- Phân loại sai sót của hóa đơn điện tử
Sai sót về thông tin: tên người bán, người mua, mã số thuế, địa chỉ, số tiền,…
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua là một trong những nội dung trên hóa đơn.
Theo quy định tại khoản 5, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua như sau:
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ghi trên hóa đơn phải đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã;
– Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:
+ “Phường” thành “P”;
+ “Quận” thành “Q”;
+ “Thành phố” thành “TP;
+ “Việt Nam” thành “VN”;
+ “Cổ phần” là “CP”;
+ “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”;
+ “Khu công nghiệp” thành “KCN”;
+ “Sản xuất” thành “SX”;
+ “Chi nhánh” thành “CN”…
Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp;
Sai sót về thông tin: tên người bán, người mua, mã số thuế, địa chỉ, số tiền,… bao gồm:
– Thông tin về người bán:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế không chính xác.
+ Thông tin liên hệ không đầy đủ hoặc không chính xác.
+ Không ghi rõ tên người đại diện theo pháp luật (đối với doanh nghiệp).
– Thông tin về người mua:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế không chính xác.
+ Thông tin liên hệ không đầy đủ hoặc không chính xác.
+ Không ghi rõ tên người nhận hàng (đối với cá nhân).
– Thông tin về hàng hóa/dịch vụ:
+ Tên, mã hàng hóa/dịch vụ không chính xác.
+ Số lượng, đơn giá, thành tiền không chính xác.
+ Không ghi rõ đơn vị tính cho số lượng hàng hóa/dịch vụ.
+ Không ghi rõ mã hàng hóa/dịch vụ (đối với hàng hóa/dịch vụ chịu thuế VAT).
– Thông tin thanh toán:
+ Hình thức thanh toán không chính xác.
+ Số tiền thanh toán không chính xác.
+ Không ghi rõ ngày thanh toán.
– Thông tin khác:
+ Ký hiệu số hóa không hợp lệ hoặc không khớp với thông tin trên hóa đơn.
+ Chưa ký tên số hoặc ký tên số không hợp lệ.
+ Hóa đơn điện tử không được đóng dấu điện tử.
Sai sót về hình thức: lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng:
– Thiếu thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật.
– Sai sót về ngữ pháp, chính tả.
– Nội dung không rõ ràng, dễ hiểu lầm.
– Thiếu thông tin về điều kiện thanh toán, thời hạn giao hàng/cung cấp dịch vụ.
– Thiếu thông tin về bảo hành, bảo hành.
Sai sót về nội dung: số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế:
– Sai sót về số lượng hàng hóa, dịch vụ:
+ Ghi sai số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn điện tử ít hơn hoặc nhiều hơn so với số lượng thực tế giao dịch; Sai sót về đơn vị tính của số lượng hàng hóa, dịch vụ.
+ Không ghi rõ số lượng hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn điện tử không ghi rõ số lượng hàng hóa, dịch vụ được giao dịch; Số lượng hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn điện tử không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm.
– Sai sót về đơn giá:
+ Ghi sai đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Đơn giá hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn điện tử cao hơn hoặc thấp hơn so với giá thực tế; Sai sót về đơn vị tiền tệ của đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
+ Không ghi rõ đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn điện tử không ghi rõ đơn giá hàng hóa, dịch vụ được giao dịch; Đơn giá hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn điện tử không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm.
– Sai sót về thuế:
+ Áp dụng sai thuế suất: Áp dụng sai thuế suất VAT cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế; Không áp dụng thuế VAT cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.
+ Tính sai số tiền thuế: Tính sai số tiền thuế VAT dựa trên số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Không ghi rõ số tiền thuế VAT trên hóa đơn điện tử.
>>Xem thêm: Trường hợp người nộp thuế không phải gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót
- Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần
Kế toán hà nội xin hướng dẫn cách thức xử lý hoá đơn điện tử sai sót theo quy định của pháp luật về quản lý thuế như sau:
2.1. Đối với trường hợp sai sót ít
Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng có sai sót khi gửi cho người mua, họ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định loại sai sót và mức độ nghiêm trọng
– Phân loại sai sót thành:
+ Lỗi nhỏ: Sai sót không ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin quan trọng trên hóa đơn (ví dụ: sai sót về lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng).
+ Lỗi nghiêm trọng: Sai sót ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin quan trọng trên hóa đơn (ví dụ: sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa/dịch vụ).
Người bán phải thông báo với cơ quan thuế bằng mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, kèm theo việc lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập trước đó, trừ trường hợp hóa đơn đã được gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.
Bước 2: Liên hệ với người bán về sai sót và đề nghị sửa chữa
Nếu chỉ có sai sót về tên và địa chỉ của người mua mà không sai mã số thuế và các thông tin khác, người mua cần thông báo cho người bán về sai sót này và không cần phải lập lại hóa đơn. Sau đó, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế như đã nêu ở bước 1.
Bước 3: Người bán sửa chữa sai sót và gửi lại hóa đơn điện tử đã sửa cho người mua
Nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, người bán có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:
– Lập hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh giảm thông tin hàng hóa bị sai và tăng thông tin hàng hóa đúng.
– Lập hóa đơn thay thế: Lập lại hóa đơn mới với đầy đủ thông tin và số hóa đơn mới để thay thế hóa đơn cũ.
Bước 4: Người mua kiểm tra lại hóa đơn điện tử đã sửa và lưu trữ
– Bất kể hình thức xử lý nào được chọn, trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi rõ thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
2.2. Trường hợp sai sót nhiều
Bước 1: Xác định loại sai sót và mức độ nghiêm trọng
– Phân loại sai sót thành:
+ Lỗi nhỏ: Sai sót không ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin quan trọng trên hóa đơn (ví dụ: sai sót về lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng).
+ Lỗi nghiêm trọng: Sai sót ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin quan trọng trên hóa đơn (ví dụ: sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa/dịch vụ).
Xác định liệu sai sót có phải là lỗi nhỏ có thể được điều chỉnh hay là lỗi nghiêm trọng cần phải thay thế hoàn toàn hóa đơn.
Bước 2: Báo cáo sai sót cho cơ quan thuế theo quy định
Người mua thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lựa chọn phương thức báo cáo phù hợp (nộp trực tiếp, qua bưu điện, qua mạng).
Bước 3: Làm việc với người bán để sửa chữa sai sót và lập hóa đơn điện tử mới
– Thông báo cho người bán về sai sót đã phát hiện được.
– Trao đổi về cách thức sửa chữa sai sót và lập hóa đơn điện tử mới.
– Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết để người bán sửa chữa sai sót trên hóa đơn.
– Giám sát quá trình sửa chữa để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.
Bước 4: Nộp hóa đơn điện tử mới cho cơ quan thuế và lưu trữ hồ sơ
– Nộp hóa đơn điện tử mới, đã được sửa chữa hoặc thay thế, cho cơ quan thuế theo quy định.
– Thực hiện các thủ tục nộp hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
– Lưu trữ đầy đủ và an toàn tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình sửa chữa và thay thế hóa đơn điện tử, bao gồm:
+ Mẫu thông báo sai sót hóa đơn điện tử.
+ Hóa đơn điện tử sai sót.
+ Hóa đơn điện tử mới.
+ Các tài liệu chứng minh khác.
- Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nêu trên, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn điện tử tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn điện tử F1 vẫn bị sai thì:
– Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử F2 điều chỉnh cho hóa đơn điện tử F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
– Nếu lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử F2 thay thế cho hóa đơn điện tử F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
>>Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn
Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần chính xác theo quy định mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
