Tổng hợp sai xót thường gặp và những tình huống kế toán hàng tồn kho

Bạn sắp đi làm kế toán kho? Bạn đang gặp khó khăn cần tìm hiểu những xai xót và tình huống thường gặp của kế toán tồn kho.

Ketoanhn.org xin tổng hơp và chia sẻ bài viết Những sai xót thường gặp và những tình huống kế toán hàng tôn kho bạn có thể tham khảo phục vụ tốt hơn cho công việc sắp tới nhé.

>>Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Chia sẻ những kinh nghiệm quý báu cho những ngày đầu tiên đi làm kế toán

Những sai xót thường gặp khi làm kế toán hàng tồn kho

• Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
• Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho,
• Không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
• Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
• Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
• Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
• Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
• Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
• Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
• Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
• Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
• Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
• Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
• Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
• Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
• Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
• Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
• Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
• Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
• Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
• Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
• Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
• Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất rakhỏi sổ sách.
• Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
• Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
• Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
• Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
• Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
• Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
• Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
• Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
• Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
• Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
• Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
• Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
• Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật,
• chưa xử lý phế phẩm.
• Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
• Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
• Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
• Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường)
• Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

Một số tình huống kế toán hàng tồn kho bạn có thể tham khảo:

Tình huống kế toán 1: Về xác định giá trị thuần có thể thực hiện được

Tại thời điểm cuối ngày 31/12/2014, Công ty Hoàng Long còn tồn 1.000 đơn vị hàng hóa A với giá gốc là 2.000 đồng/ 1 đơn vị. Trên thị trường tại thời điểm này, giá bán của hàng hóa A là 1.950 đồng/1 đơn vị( giả sử chi phí bán hàng ước tính bằng không). Kế toán phải thực hiện xác định lại giá trị hàng tồn kho?

Trả lời:

Kế toán phải thực hiện xác định lại giá trị hàng tồn kho như sau:

Giá gốc của hàng hóa A tại Công ty Hoàng Long vào ngày 31/12/2014 là 2.000.000 đồng (= 1000 đơn vị x 2.000 đồng/ đơn vị)

Gía trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa A là 1.950.000 đồng ((= 1000 đơn vị x 1.950 đồng/ đơn vị).

Như vậy, kế toán phải tính giá trị hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được là 1.950.000 đồng.

Tình huống kế toán 2: Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Tại thời điểm cuối ngày 31/12/2014, Công ty Hoàng Long còn tồn 1.000 đơn vị hàng hóa A với giá gốc là 2.000 đồng/ 1 đơn vị. Trên thị trường tại thời điểm này, giá bán của hàng hóa A là 1.950 đồng/1 đơn vị( giả sử chi phí bán hàng ước tính bằng không). Công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho hàng hóa A là bao nhiêu?

Trả lời:

Công ty Hoàng Long phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho hàng hóa A là 0,05 triệu đồng (=2triệu – 1,95 triệu)

Tình huống kế toán 3: Kế toán mua nguyên vật liệu về nhập kho

Công ty A hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Ngày 15/09/2017 Công ty mua vật liệu X để sản xuất sản phẩm Y thuộc đối tượng chịu thuế tính theo phương pháp khấu trừ, số lượng 1.000 kg, đơn giá 50.000đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán 50% giá trị hóa đơn bằng chuyển khoản về số vật liệu X đã nhập kho công ty.

Trả lời:

Kế toán sẽ ghi nhận và trình bày nghiệp vụ mua hàng như sau:

Tổng giá trị 1.000 kg vật liệu X là 50.000.000 đồng (=50.000 đồng/kg x 1.000 kg)

Thuế GTGT được khấu trừ là 5.000.000 đồng (=10% x 50.000.000 đồng)

Tổng số tiền phải thanh toán trên hóa đơn là 55.000.000 = (50.000.000 đồng + 5.000.000 đồng )

Kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ kế toán mua hàng, ghi:

Nợ TK 152: 50.000.000 đồng

Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng

Có TK 112: 27.500.000 đồng

Có TK 331: 27.500.000 đồng

Tình huống kế toán 4: Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá bán lẻ

Vào ngày 01/01/2015, Công ty A có dữ liệu về hàng tồn kho như sau: ( đơn vị tính: đồng)

Giá gốc                         Giá bán lẻ

Dư đầu kỳ:                                                                  6.000.000                    8.000.000

Mua trong kỳ:                                                             19.500.000                  34.000.000

Hàng tồn kho cuối kỳ:                                                                                    (19.500.000)

Hàng tồn kho đã bán trong kỳ:                                                                          22.500.000

Phương pháp giá bán lẻ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Hàng tồn kho cuối kỳ và giá trị hàng bán trong kỳ được tính như sau:

Giá gốc                                    6.000.000 + 19.500.000 = 25.500.000

Giá bán lẻ                                8.000.000 + 34.000.000 = 42.000.000

Tỷ lệ giá gốc so với giá bán lẻ 25.500.000/42.000.000 =61%

Hàng tồn kho cuối kỳ                                     19.500.000 x 61% = 11.895.000

Giá trị hàng bán trong kỳ                    6.000.000 + 19.500.000 – 11.895.000 = 13.605.000

Tình huống kế toán 5: Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp chi phí chuẩn

Ví dụ 1: Tại ngày 01/12/2016, Công ty A có số lượng hàng tồn kho là 200 đơn vị sản phẩm, chi phí cho một đơn vị sản phẩm là 10.000 đồng, trong tháng đơn vị mua thêm 3 lần: 1 lần là 50 đơn vị sản phẩm với chi phí cho một đơn vị sản phẩm là 11.000 đồng, lần 2 là 400 đơn vị sản phẩm với chi phí cho một đơn vị sản phẩm là 12.000 đồng, lần 3 là 350 đơn vị sản phẩm với chi phí cho một đơn vị sản phẩm là 14.000 đồng.

Tại ngày 31/12/2016, hàng tồn kho cuối tháng là 400 đơn vị. Nếu doanh nghiệp xác định chi phí chuẩn của một đơn vị là 10 đồng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là 400 x 10.000 = 4.000.000 đồng.

   Ví dụ 2:

Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại sau khi mua nguyên vật liệu (khoản chiết khấu này chưa được giảm trừ trong hóa đơn GTGT của những lần mua trước đó). Biết rằng tổng số lượng nguyên vật liệu đã mua được hưởng chiết khấu là 1000 tấn, mỗi tấn được hưởng chiết khấu là 500.000 đồng. Trước khi xác định số chiết khấu được hưởng, doanh nghiệp đã xuất 600 tấn NVL vào sản xuất sản phẩm ( trong đó số NVL nằm trong giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ là 300 tấn; số NVL nằm trong thành phần tồn kho cuối kỳ là 100 tấn). Ngoài ra doanh nghiệp đã xuất 300 tấn NVL cho hoạt động đầu tư xây dựng TSCĐ. Cuối kỳ còn tồn kho 100 tấn NVL. Việc kế toán số chiết khấu thương mại được hưởng thực hiện như sau:

– Số chiết khấu thương mại được ghi giảm giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ:

300 tấn  x 500.000đ/ tấn = 150.000.000 đồng

– Số chiết khấu thương mại được ghi giảm chi phí SXKD dở dang cuối kỳ:

200 tấn x 500.000đ/ tấn = 100.000.000 đồng

– Số chiết khấu thương mại được ghi giảm giá trị NVL cuối kỳ:

100 tấn x 500.000 đ/ tấn = 50.000.000 đồng

– Số chiết khấu thương mại được ghi giảm giá trị xây dựng cơ bản dở dang:

300 tấn x 500.000đ/ tấn = 150.000.000 đồng

– Số chiết khấu thương mại được ghi giảm giá vốn hàng bán:

100 tấn x 500.000 đ/ tấn = 50.000.000 đồng

Nợ TK 111, 112, 331….                                             500.000.000đ

Có TK 152                                                                  50.000.000đ

Có TK 154                                                                  100.000.000đ

Có TK 155                                                                  150.000.000đ

Có TK 241                                                                  150.000.000đ

Có TK 632                                                                  50.000.000đ

Là kế toán bạn nên đọc: Những thứ Bạn được và mất khi chọn nghề kế toán?

Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt kế toán kho

Để hiểu rõ hơn về kế toán kho bạn có thể tham gia một Khóa học kế toán tổng hợp thực hành của Trung tâm.

Hotline: 0974 975 029  (Mr Quân)

Bài viết liên quan:

1. Không có bài viết liên quan.