Những lỗi thường gặp khi làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Đây không phải là thắc mắc của một mà rất nhiều bạn kế toán tiền lương chưa đi làm hoặc mới vào nghề. Bài viết dưới đây Ketoanhn.org xin chia sẻ để các bạn có thể biết tránh gặp phải những tình huống trên và có hướng giải quyết tốt nhất.
>>Xem thêm: Chia sẻ những kinh nghiệm quý báu cho những ngày đầu tiên đi làm kế toán
– Những doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa ban hành quy chế tính lương và thưởng => Dẫn đến là vấn đề đàm phán lương với nhân viên khó khăn khi tuyển dụng => Dẫn đến có sự phân bì giữa các nhân viên trong công ty => Dẫn đến nhân sự thiếu ổn định. Bên cạnh đó xét về khía cạnh thuế TNDN thì bộ chứng từ về lương chưa đầy đủ => Dẫn đến chi phí tiền lương có thể bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN (Vì khoản tiền thưởng không có quy chế tính thưởng rõ ràng)
-Do chưa xây dựng quy chế tính lương, thưởng => Dẫn đến vấn đề tính lương thưởng gặp khó khăn, không theo 1 nguyên tắc nào cả, mà đôi thi tính lương, thưởng theo sự chỉ đạo từ Giám đốc (theo cảm tính, không minh bạch rõ ràng)
-Vấn đề chính sách lương, thưởng đã lạc hậu nhưng không chịu cập nhật và thay đổi =>Dẫn đến nhân viên hay than phiền về mức tiền lương và thưởng của Công ty =>Nhân viên không hài lòng với mức lương thưởng công ty =>Dẫn đến họ hay nhảy việc.
– Hạch toán tiền lương cho từng bộ phận chưa phù hợp, tức là hạch toán sai tài khoản chi phí tiền lương của từng bộ phận (Ví dụ 622 mà hạch toán 6411 hoặc là 6421 hoặc 6271)
– Hạch toán lương khi trả tiền mà không hạch toán lương vào cuối tháng (dù tiền lương tháng này qua tháng sau trả) => Sai nguyên tắc kế toán, kế toán ghi sổ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra và công ty có nghĩa vụ phải trả hoặc có quyền phải thu là phải ghi sổ. Do đó, tiền lương cuối tháng là phải ghi sổ vì thực tế công ty đã phát sinh nghĩa vụ phải trả lương.
-Không ký hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm theo quy định của Luật lao động và Luật BHXH của những lao động mang tính chất thường xuyên và làm năm này qu năm nọ.=> Công ty làm như vậy là trái quy định của Luật lao động (Vì mục đích cuối cùng của Công ty là trốn đóng BHXH)
– Thanh toán lương khống: tạo ra hồ sơ khống để tạo ra chi phí lương khống, nhân viên đã thôi việc tại đơn vị vẫn được trả lương., thu thập những hồ sơ xin việc nhưng không tuyển dụng để làm ảo lương (Làm lương giả) => Mục đích tăng chi phí lương để giảm thuế TNDN phải nộp=> Rủi ro là hành vi trốn thuế, khai khống chứng từ (Thường chỉ xảy ra những công ty nhỏ và vừa, tức là công ty làm hệ thống 2 sổ)
– Hạch toán một số khoản có tính chất lương như tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ… vào chi phí mà không qua TK 334 => Về nguyên tắc vẫn đúng, nhưng việc đối chiếu giữa bảng lương và sổ sách gặp một số khó khăn nhất định. Quy định những khoản nào mà ghi trên bảng lương thì khi hach toán đều thông qua 334
– Bảng thanh toán lương nhận bằng tiền mặt không đầy đủ chữ kí cần thiết như chữ kí của người nhận, của kế toán trường. Có hiện tượng kí nhận hộ. Tức có 1 người ký nhận tiền cho tất cả từng người, ký nhận hộ nhiều kỳ (Tháng nào cũng như vậy cả)
– Hạch toán tạm ứng lương vào TK 141 mà không hạch toán giảm khoản phải trả công nhân viên chức theo quy định.Tài khoản 141 chỉ sử dụng khi ứng tiền cho nhân viên của Công ty để làm 1 Công việc gì đó và sau đó phải làm thủ tục hoàn ứng lại
– Không có hợp đồng với nhân viên tạm thời và không có ký hợp đồng thử việc với những nhân viên thử việc => Sai quy định với Luật lao động=> Dẫn đến rủi ro về lao động
– Các nghiệp vụ nâng lương không có quyết định nâng lương của các cấp có thẩm quyền phê duyệt tại thời điểm gần nhất kèm theo cũng như không ký phụ lục hợp đồng
– Hạch toán toàn bộ chi phí BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào tài khoản 622 mà không phân bổ cho các bộ phận bán hàng (Tk 6411), quản lí doanh nghiệp (Tk 6421), quản lí phân xưởng (Tk 6271) theo quy định.
– Số dư cuối kỳ của tài khoản 334 về số tiền lương còn phải trả không khớp với số tiền lương còn phải trả trên bảng lương
-Bộ hồ sơ nhân viên chưa đầy đủ, lưu lộn xộn (thiếu bằng cấp, thiếu đơn xin viên, Giấy khám sức khỏe, thiếu CMND…) => Dẫn đến khó giải thích với thuế về 1 bộ chứng từ tiền lương đầy đủ khi quyết toán thuế
-Làm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhưng không nắm rõ luật lao động, thông tư hướng dẫn về thuế TNCN, Chính sách BHXH
-Công ty tính toán lương theo ngày công nhưng không sử dụng máy chấm công mà dựa vào bảng chấm công từng phòng ban gửi về =>Về tính toán lương có rủi ro, không thể kiểm soát hết 100% về vấn đề chấm công có đáng tin cậy không để tính toán lương theo ngày công cho đúng (Quy định là tính lương theo ngày công là phải chấm công, nhưng cũng có thể có những nhân viên không đi làm những vẫn chấm công) => Để hạn chế rủi ro này, khi số lượng nhân viên càng đông thì không thể kiểm soát bằng chấm công theo từng phòng ban gửi nữa mà phải kết hợp máy chấm công để đối chiếu và giải thích nếu có sự chênh lệch.
-Không thu thuế 10% đối với những nhân ký hợp đồng thời vụ hoặc ký hợp đồng dịch vụ và mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên nhưng chưa có Mã số thuế TNCN tại thời điểm làm cam kết.
Để hiểu rõ hơn về kế toán tiền lương bạn có thể tham gia một Khóa học kế toán tổng hợp thực hành của Trung tâm.
Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
