Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Dù hóa đơn điện tử được phát hành thông qua các phần mềm hỗ trợ nhưng việc xảy ra sai sót là khó tránh khỏi. Trong bài viết này, các bạn hãy cũng Kế toán hà nội tìm hiểu về những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.
Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
>>Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty
- Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:
1- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
2- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Quy định về các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để không thể tra cứu hóa đơn theo mọi hình thức. Quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.
Theo Khoản 4, Điều 11, Nghị định 119/NĐ-CP quy định nếu hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử cụ thể trong các trường hợp sau:
Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có mã của Cơ quan Thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan Thuế.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng
Theo Khoản 3, Điều 27, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận rõ sai sót. Sau đó, người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai
Tùy từng trường hợp, thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai sẽ được thực hiện khác nhau. Theo đó
– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán:
Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán:
- Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Cụ thể, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã hay chưa thu được tiền.
– Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Những điều cần lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử
Theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan Thuế. Trong trường hợp Cơ quan Thuế thông hóa hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày Cơ quan Thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất.
Quá trình hủy hóa đơn đã lập phải được thực hiện theo quy định pháp luật về kế toán. Khi tiến hành hủy hóa đơn của tổ chức kinh doanh, đơn vị đó phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và tiến hành lập hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm: Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành hai bản, một bản đơn vị lưu và một bản để gửi đến Cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp, tổ chức trong thời gian 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn. Hộ, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, tuy nhiên vẫn phải lập hồ sơ hủy hóa đơn. Với những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy mà xử lý theo quy định của pháp luật.
- Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Nếu hủy hóa đơn điện tử thuộc các trường hợp phải hủy và không quá thời hạn thì sẽ không bị phạt. Đương nhiên các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt theo Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP:
| Stt | Mức phạt |
Hành vi |
| 1 | Cảnh cáo | Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ |
| 2 | 02 – 04 triệu đồng | Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng |
| Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng | ||
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 – 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp (1) | ||
| 3 | 04 – 08 triệu đồng | Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định |
| Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật | ||
| Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót | ||
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật |
Ngoài việc bị phạt tiền, một số trường hợp vi phạm còn buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định.
Tham khảo thêm:
- Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 68
- Xử lý khi hóa đơn viết sai địa chỉ người mua?
- Cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót
Trên đây là bài viết Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
