Trang chủ » Tài Liệu Kế Toán » Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty xử lý như thế nào? Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu thêm nhé.

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

>>Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

  1. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

1.1. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

1.2. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua

1.2.1. Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

1.2.2. Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

1.2.2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

  • Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
  • Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
  • Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

1.2.2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

1.3. Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

1.4. Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

1.5 Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:

“a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.”

Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi viết sai tên, địa chỉ của người mua nhưng các thông tin khác không bị sai, thì người bán KHÔNG phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn mới.

Người bán chỉ cần lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.

Đồng thời, thông báo cho người mua về sai sót này và 2 bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, mỗi bên một bản và lưu lại để giải trình về sau.

1.6 Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

Tình huống 1: Người bán xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế

Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

  • Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
  • Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
  • Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
  • Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp và không có chữ ký số thì cách tốt nhất là 2 bên làm biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký tươi, đóng dấu của 2 bên để lưu lại.

Tình huống 2: Người bán đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế

  • Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót
  • Người bán lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.
  1. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh lần 1 sai đã được cấp mã thì hóa đơn điều chỉnh không được hủy, hóa đơn điều chỉnh lần 2 phải gắn vào hóa đơn gốc.

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 01/TB-HĐSS ban hành kèm theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Tham khảo thêm:

Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.

Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ  tư vấn miễn phí: 1900 6246

Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc

Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/

Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của  Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.

Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029  (Mr Quân)

Bài viết liên quan:

Leave a Comment

KẾ TOÁN HÀ NỘI GROUP - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ

Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)

Email: Hotrokthn@gmail.com

Giấy phép ĐKKD số: 0103648057 cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội.

Giấy phép đào tạo Kế Toán Thực Hành số: 7619/QĐ-SGD&ĐT cấp bởi Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội.

CAM KẾT KHÔNG THÀNH NGHỀ KHÔNG THU HỌC PHÍ

CÁC ĐỊA CHỈ HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC TẾ CỦA TRUNG TÂM KẾ TOÁN HÀ NỘI

CS1 : Lê Trọng Tấn - Thanh Xuân - Hà Nội
CS2 : Duy Tân - Dịch Vọng - Cầu Giấy - Hà Nội
CS3 : KĐT Sài Đồng - Long Biên - Hà Nội
CS4 : Ngô Thì Nhậm - Hà Đông - Hà Nội
CS5 : 30 Nguyên Hồng - Đống Đa -Hà Nội
CS6 : 124 Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội
CS7: Cổ Bi – Gia Lâm – Long Biên – Hà Nội
CS8 : Vân Côi – Quận Tân Bình - HCM
CS9 : 35 Lê Văn Chí - Q. Thủ Đức - TP HCM
CS10 : Nguyễn Trãi - Võ Cường - Tp. Bắc Ninh
CS11 : Lạch Tray - Q. Ngô Quyền - Tp. Hải Phòng
CS12 : Đoàn Nhữ Hài - TP Hải Dương
CS13 : Nguyễn Trãi - Q Ninh Kiều - Tp Cần Thơ
CS14 : KĐT Sông Hồng - Lý Nam Đế - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc
CS15 : Hoàng Văn Thụ - Tp.Thái Nguyên
CS16 : Hoàng Hoa Thám - Thủ Dầu 1 - Bình Dương
CS17 : Nguyễn Văn Cừ - TP Hạ Long - Quảng Ninh
CS18 : Trần Nguyên Hãn - Tp.Bắc Giang
CS19 : Kim Đồng - Trần Hưng Đạo - Tp Thái Bình
CS20 : Đường Giải Phóng - Tp. Nam Định
CS21 : Trần Cao Vân - Q Thanh Khê - Tp Đà Nẵng
CS22 : Tràng An - p Tân Thành - TP. Ninh Bình
CS23 : Hà Huy Giáp – Biên Hòa – Đồng Nai
CS24 : Quy Lưu - Minh Khai - Phủ Lý - Hà Nam
CS25 : Phong Định Cảng - TP Vinh - Nghệ An
CS26 : Đường Hà Huy Tập - TP Hà Tĩnh
  CS27: Đường Ngô Quyền - TP Huế
CS28: Trần Hưng Đạo – Long Xuyên – An Giang
CS29: Thái Sanh Hạnh – Mỹ Tho – Tiền Giang
CS30: Phan Chu Trinh – TP Vũng Tàu
CS31: 03 p 6 – TP. Tân An – tỉnh Long An
CS32: Võ Trường Toản – Cao Lãnh – Đồng Tháp
CS33: Nguyễn Hùng Sơn–Rạch Giá–Kiên Giang
CS34: Lê Thị Riêng – phường 5 – TP Cà Mau
CS35: Trần Phú – phường 4 – TP Vĩnh Long
CS36: Phạm Ngũ Lão – phường 1 – TP Trà Vinh
CS37: Hai Bà Trưng – phường 1 – TP Bến Tre
CS38: Tôn Đức Thắng – Phường 1 – TP Bạc Liêu