Hướng dẫn cách hạch toán kinh phí công đoàn trong doanh nghiệp?
Hạch toán kinh phí công đoàn là một quá trình quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán, đảm bảo việc ghi nhận và xử lý thông tin về các khoản thu, chi và sử dụng kinh phí của công đoàn một cách chính xác, minh bạch. Đây là một bước quan trọng giúp quản lý và kiểm soát tài chính của công đoàn một cách hiệu quả. Vậy cách hạch toán kinh phí công đoàn như thế nào, các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Hướng dẫn cách hạch toán kinh phí công đoàn trong doanh nghiệp?
>>Xem thêm: Toàn bộ quy định về kinh phí công đoàn mới nhất
- Hạch toán kinh phí công đoàn là gì?
Công đoàn là tổ chức đại diện cho người lao động trong một ngành nghề, một khu vực hoặc một quốc gia. Chức năng chính của công đoàn là bảo vệ quyền lợi và lợi ích của người lao động, nỗ lực tạo điều kiện làm việc công bằng và cải thiện điều kiện làm việc của người lao. Công đoàn có thể tổ chức ở nhiều cấp độ khác nhau, từ cấp cơ sở tại các doanh nghiệp, cấp ngành cho một ngành nghề cụ thể, đến cấp quốc gia đại diện cho tất cả các công nhân trong một quốc gia.
Để chi trả các chi phí hoạt động của công đoàn như: chi phí tổ chức sự kiện, chi trả cho đại diện công đoàn, hoạt động tuyên truyền, đào tạo và các hoạt động khác nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Công đoàn sẽ yêu cầu đóng kinh phí công đoàn, đối tượng đóng kinh phí công đoàn là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà không phân biệt cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở. Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Hạch toán kinh phí công đoàn là quá trình ghi nhận và xác định các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động của công đoàn. Khi hạch toán kinh phí công đoàn, các khoản thu và chi phải được ghi rõ ràng và chính xác để đảm bảo sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả. Quá trình hạch toán kinh phí công đoàn thường tuân theo các quy tắc và nguyên tắc hạch toán tài chính chung, bao gồm việc sử dụng các tài khoản tài chính phù hợp để phân loại và ghi nhận các khoản thu và chi phí tương ứng. Công đoàn cần duy trì các bản ghi tài chính chi tiết, bao gồm sổ cái, sổ nhật ký và báo cáo tài chính, để có thể theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính của mình. Việc hạch toán kinh phí công đoàn quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính công đoàn, đồng thời giúp xác định, đánh giá hiệu quả của các hoạt động, dự án của công đoàn.
- Hướng dẫn cách hạch toán kinh phí công đoàn
2.1. Hạch toán chi phí công đoàn
– Với chi phí công đoàn cần hạch toán chi tiết theo từng bộ phận, tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp:
Nợ các TK: 154, 241, 622, 623 727, 641, 642…
Có TK 3382 (Tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội (X) 2%)
– Khi nộp tiền kinh phí công đoàn:
Nợ TK 3382 (Tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã (X) 2%)
Có TK 111, 112
Trường hợp Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp sử dụng 65% tổng số thu Kinh phí công đoàn thì cần qua TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác.
Nợ TK 3382.
Có TK 3388.
Trường hợp là Đoàn phí của các Đoàn viên đóng 1% số tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội trong Tổ chức công đoàn cơ sở thì doanh nghiệp không phải hạch toán kinh phí công đoàn vào sổ sách kế toán mà sẽ theo dõi riêng bên ngoài sổ sách kế toán.
2.2. Cách hạch toán tiền phạt kinh phí công đoàn
Tiền phạt kinh phí công đoàn cần được hạch toán theo quy định của luật pháp và chính sách tài chính của từng công ty và tổ chức công đoàn. Thông thường, khi tiền phạt được áp dụng, việc hạch toán là cần thiết để ghi nhận và phản ánh khoản phạt này trong sổ sách kế toán. Thông thường, tiền phạt được ghi nhận trong tài khoản chi phí hoặc tài khoản phạt tương ứng và cần được phân loại, ghi chú thích chi tiết để xác định lý do phạt và căn cứ pháp lý tương ứng.
– Với tiền phạt nộp vào chi phí công đoàn, hạch toán sẽ thực hiện như sau:
Nợ 811.
Có 3388.
– Khi nộp tiền:
Nợ 3388.
Có 111, 112
– Cuối kỳ kết chuyển:
Nợ 911.
Có 811 (Lưu ý: khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN thì nhập vào chỉ tiêu B4, vì đây là số tiền không được trừ khi tính thuế TNDN.
- Phương thức đóng kinh phí công đoàn
Theo Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP hướng dẫn tài chính công đoàn quy định cụ thể về phương thức đóng kinh phí công đoàn như sau:
– Ngân sách nhà nước
Cơ quan, đơn vị được ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ hoặc một phần kinh phí hoạt động thường xuyên đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Kho bạc Nhà nước nơi cơ quan, đơn vị mở tài khoản giao dịch căn cứ giấy rút kinh phí công đoàn, thực hiện việc kiểm soát chi và chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi của tổ chức công đoàn tại ngân hàng.
Đối với cơ quan, đơn vị ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ nguồn đóng kinh phí công đoàn và được bố trí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.
Trường hợp ngân sách nhà nước bảo đảm một phần kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước bảo đảm nguồn đóng kinh phí công đoàn tính theo quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho số biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước và được bố trí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về phân cấp quản lý ngân sách nhà nước. Kinh phí công đoàn phải đóng còn lại, đơn vị tự bảo đảm và khoản đóng kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ hoặc được sử dụng từ nguồn kinh phí hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định của pháp luật.
– Tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
Tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh đóng kinh phí công đoàn theo tháng hoặc quý một lần cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả kinh phí công đoàn
Quản lý và sử dụng hiệu quả kinh phí công đoàn là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy và tối ưu hóa tài nguyên tài chính. Quản lý và sử dụng hiệu quả kinh phí công đoàn đòi hỏi sự tổ chức, giám sát và tầm nhìn chiến lược. Việc thực hiện các biện pháp trên giúp đảm bảo rằng kinh phí công đoàn được sử dụng một cách có trách nhiệm và mang lại lợi ích tối đa cho các thành viên công đoàn.
Xác định mục tiêu và ưu tiên sử dụng kinh phí công đoàn thông qua việc lập kế hoạch tài chính. Điều này bao gồm xác định các hoạt động, dự án, và các khoản chi phí cụ thể mà kinh phí công đoàn sẽ được sử dụng. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cụ thể mà kinh phí công đoàn sẽ hỗ trợ chẳng hạn như: cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ quyền lợi lao động, nâng cao năng lực và kiến thức của thành viên công đoàn. Dựa trên mục tiêu ưu tiên đã xác định, lập kế hoạch tài chính chi tiết bao gồm việc xác định các khoản chi phí cụ thể và phân bổ kinh phí cho các hoạt động và dự án khác nhau. Kế hoạch tài chính nên bao gồm cả thu – chi để đảm bảo cân đối nguồn lực tài chính.
Thiết lập các quy trình kiểm soát và giám sát chi tiêu để đảm bảo rằng kinh phí công đoàn được sử dụng đúng mục đích và không có lãng phí. Điều này có thể bao gồm việc xác định nguyên tắc phê duyệt chi tiêu, sử dụng hệ thống theo dõi và báo cáo tài chính để kiểm soát việc sử dụng kinh phí. Xác định quy trình phê duyệt chi tiêu sao cho rõ ràng và có sự giám sát. Quy trình này nên bao gồm việc xác minh tính hợp lệ và đúng mục đích của yêu cầu chi tiêu, kiểm tra các tài liệu và chứng từ liên quan và xác nhận sự phê duyệt từ các cấp quản lý có thẩm quyền. Xây dựng quy trình giám sát và theo dõi chi tiêu để đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện kiểm tra định kỳ, soát xét các chứng từ, theo dõi các hoạt động chi tiêu để phát hiện và giải quyết sự cố hoặc vi phạm. Thiết lập quy trình báo cáo và khảo sát về chi tiêu để thu thập thông tin về việc sử dụng kinh phí công đoàn. Theo đó, có thể bao gồm việc yêu cầu các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp báo cáo về chi tiêu, đánh giá hiệu quả và sự phù hợp của chi tiêu, tiến hành khảo sát để thu thập ý kiến và phản hồi từ các thành viên công đoàn.
Tăng cường khả năng quản lý tài chính, đào tạo và nâng cao năng lực quản lý tài chính cho các thành viên công đoàn. Điều này giúp cải thiện khả năng lập kế hoạch tài chính, phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro tài chính liên quan đến kinh phí công đoàn. Dựa trên nhu cầu và yêu cầu đào tạo, lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp như khóa học trực tiếp, hội thảo, tài liệu hướng dẫn, hoặc các chương trình đào tạo trực tuyến. Đảm bảo rằng các chương trình đào tạo được thiết kế để cung cấp kiến thức và kỹ năng quản lý tài chính cần thiết, phù hợp với nhu cầu và ngành nghề của thành viên công đoàn và nhân viên liên quan. Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý tài chính cho các thành viên công đoàn không chỉ giúp cải thiện khả năng quản lý tài chính của họ mà còn góp phần tăng cường sự hiệu quả, minh bạch trong việc sử dụng kinh phí công đoàn.
Đánh giá hiệu quả và đạt được mục tiêu, xác định các chỉ số và tiêu chí đánh giá để đo lường hiệu quả sử dụng kinh phí công đoàn. Theo dõi và đánh giá kết quả, so sánh với mục tiêu đã đề ra và thực hiện biện pháp cải thiện nếu cần thiết. Đánh giá tỷ lệ chi tiêu hợp lý trong các mục đích công đoàn có thể được đo bằng cách so sánh tỷ lệ chi tiêu cho các hoạt động chính của công đoàn (như đào tạo, phục vụ thành viên, hoạt động đoàn viên) so với tổng kinh phí. Xác định hiệu quả của các hoạt động được tài trợ bằng kinh phí công đoàn dựa trên mục tiêu đã đặt ra trước và đo lường kết quả đã đạt được. Đánh giá mức độ minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách liên quan đến sử dụng kinh phí công đoàn, bao gồm việc xem xét báo cáo tài chính, hồ sơ chi tiêu, sự tham gia của công đoàn trong việc cung cấp thông tin và giải trình về sử dụng kinh phí. Các chỉ số và tiêu chí đánh giá này giúp đo lường và theo dõi hiệu quả sử dụng kinh phí công đoàn, đồng thời đánh giá việc đạt được các mục tiêu và đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định.
Cung cấp thông tin minh bạch và chi tiết về việc sử dụng kinh phí công đoàn cho các thành viên công đoàn. Báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động và bản báo cáo thường niên là các công cụ quan trọng để thông báo về việc sử dụng kinh phí công đoàn và đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm. Thông qua việc cung cấp thông tin minh bạch và chi tiết về việc sử dụng kinh phí công đoàn, công đoàn tạo điều kiện cho các thành viên công đoàn hiểu rõ hơn về quy trình tài chính, tạo sự tin tưởng vào việc quản lý kinh phí của công đoàn. Định kỳ xem xét và đánh giá lại các hoạt động, chi phí và kế hoạch tài chính để tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa sử dụng kinh phí công đoàn. Xem xét các lựa chọn tài chính khác nhau và áp dụng các biện pháp tiết kiệm để tăng cường hiệu quả tài chính.
Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách hạch toán kinh phí công đoàn trong doanh nghiệp? mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
