Cách đưa chi phí điện, nước, thuê nhà vào chi phí hợp lý như thế nào?

Tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà là một trong những khoản chi phí hết sức hợp lý đối với doanh nghiệp nhưng việc hạch toán và kê khai nó không dễ ở Việt Nam vì nhiều lý do khác nhau. Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

>>Xem thêm: Hóa đơn tiền điện nước mang tên chủ nhà có được tính vào chi phí không?

Câu hỏi: Kính thưa quý công ty tôi đang có một số vấn đề như sau: Những khoản chi tiêu về tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà là một trong những khoản chi phí hết sức hợp lý đối với doanh nghiệp nhưng việc hoạch toán và kê khai nó không dễ ở Việt Nam vì rất nhiều những lý do khác nhau.

Mong nhận được sự hỗ trợ!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

1. Cơ sở pháp lý hạch toán chi phí hợp lý với tiền điện nước

Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

2. Phân tích các tình huống pháp lý về hạch toán chi phí điện nước

Hiện nay, có một số tình huống cụ thể có thể xảy ra như sau:

2.1 Hóa đơn điện nước xuất cho bên cho thuê nhà?

Kính chào quý công ty, tôi có một số thắc mắc xin được tư vấn như sau: Công ty A thuê nhà của hộ gia đình ông K để làm văn phòng, nhưng khi thanh toán tiền điện, nước thì trên hóa đơn lại để tên Công Ty của ông K chứ không phải tên của ông K. Công ty A làm thế nào và các giấy tờ cần thiết để đưa khoản chi này vào chi phí thuế? Em cảm ơn ạ

Bạn không thể đưa chi phí này vào chi phí được trừ theo quy định tại Điểm 2.15 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh”

2.2 Hóa đơn điện nước xuất cho công ty cho thuê văn phòng?

Kính chào quý công ty! Công ty tôi có một vướng mắc xin được quý công ty tư vấn giúp chúng tôi như sau: Công ty tôi thuê văn phòng của công ty A để làm trụ sở văn phòng làm việc, nhưng khi chúng tôi thanh toán tiền điện, nước thì trên hóa đơn lại để tên công ty A. Vậy Công ty tôi có đưa được chi phí đó vào chi phí hợp lý không? Khi chúng tôi yêu cầu công ty A cung cấp hóa đơn (do công ty A xuất hóa đơn) thì công ty A không đồng ý, cho rằng chỉ cần hợp đồng thuê nhà kèm biên lai nộp tiền do đơn vị cung cấp dịch vụ (điện, nước…) cấp là thanh toán được (biên lai nộp tiền vẫn là tên công ty A); nếu muốn công ty A trực tiếp xuất hóa đơn thì chúng tôi phải chịu thêm khoản thuế là 15%. Xin được hỏi, cách giải quyết của công ty A như vậy có đúng không? Để đưa vào chi phí hợp lý chúng tôi cần những hồ sơ gì? Công ty A có bắt buộc phải xuất hóa đơn tiền điện, nước cho công ty chúng tôi (là đơn vị thuê nhà) không? Xin được cung cấp cơ sở pháp lý của vấn đề này?

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Điểm 2.15 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp quy định cụ thể như sau:

“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh”.

Như vậy, NẾU công ty bạn hợp đồng thuê văn phòng và có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh THÌ bên bạn vẫn được chi phí này vào chi phí hợp lý được.

2.3 Hạch toán chi phí điện nước khi mượn nhà làm trụ sở?

Thưa quý công ty, Công ty chúng tôi chuyển địa điểm văn phòng. Giám đốc công ty chúng tôi cho Công ty mượn nhà làm văn phòng có được không? Như vậy khi chúng tôi làm hợp đồng mượn nhà dưới 6 tháng, thì trên hợp đồng giám đốc vừa ký tên bên người cho mượn và người mượn luôn phải không? Vậy công ty tôi có được lên thuế đăng ký mua hoá đơn và chi phí điện nước phát sinh công ty có được đưa vào chi phí không? (Hoá đơn điện, nước, đứng tên chủ nhà)?

Mong nhận được hồi âm của Luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trả lời:

Điều 141 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định về phạm vi đại diện, cụ thể như sau:

“Điều 141. Phạm vi đại diện

1. Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:

a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

b) Điều lệ của pháp nhân;

c) Nội dung ủy quyền;

d) Quy định khác của pháp luật.

2. Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình”.

Như vậy, theo quy định pháp luật trên thì giám đốc công ty bạn KHÔNG THỂ tự mình thực hiện giao dịch với chính mình được.

Nếu bên công ty bạn muốn đưa chi phí điện, nước vào chi phí được trừ thì bên công ty bạn cần phải có một số hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Điểm 2.15 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể:

“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.”

2.4 Hạch toán chi phí đối với tiền thuê nhà, hàng tồn kho

Thưa quý công ty, Công ty em sản xuất thuốc thú y và có đặt bao bì vỏ hộp.do có những mặt hàng ngưng sản xuất lý do không bán đươc. vì vậy cty bị tồn động những bao bì ngưng sản xuất đó rất nhiều năm và các bao bì đó đã hư hỏng vì vậy cty hủy những bao bì đó có đưa vào chi phí hợp lý hay không?

Trả lời:

Theo dữ liệu bạn đưa ra có thể xác định được khoản chi hủy bao bì đã hư hỏng được coi là “Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.” – là khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Quý công ty cho e hỏi công ty em thuê nhà của cá nhân làm văn phòng cty. Thời hạn 5 năm và giá 3,5 triệu /thang vậy hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không để tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 122 Luật nhà ở năm 2014 thì hợp đồng thuê nhà không nhất thiết phải công chứng.

Em chào anh chị ạ. Em đang gặp trường hợp này nhờ anh chị tư vấn giúp em ạ. Công ty e thành lập đầu 2015. Vốn điều lệ 1 tỷ. Doanh thu bán hàng năm 2015 là 185 triệu. Trong năm 2016 tới giờ thì cũng khoảng 200 triệu ạ. hiện công ty đang muốn cử giám đốc đi học thạc sĩ quản trị kinh doanh, chi phí dự kiến là khoảng hơn 100tr ạ. Vậy, em muốn nhờ anh chị tư vấn giúp em là với tình hình công ty em chi phí đó có được tính vào chi phí hợp lý không và cần những chứng từ gì để được tính ạ. Em cảm ơn anh chị rất nhiều, rất mong nhận được hồi âm từ anh chị.

NẾU giám đốc bên công ty bạn là người lao động tại công ty THÌ “- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; ..” vẫn được coi là khoản chi tính vào chi phí được trừ. Ngoài ra, công ty bạn cần phải chú ý “Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Tham khảo thêm:

• Nộp tiền điện, nước thanh toán cho chủ nhà có được tính vào chi phí hợp lý không?
• Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn

Trên đây là bài viết Cách đưa chi phí điện, nước, thuê nhà vào chi phí hợp lý như thế nào? mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.

Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ  tư vấn miễn phí: 1900 6246

Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc

Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/

Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của  Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.

Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029  (Mr Quân)

Bài viết liên quan:

1. Không có bài viết liên quan.