Quy định chi phí đi công tác hợp lý trong doanh nghiệp và cách xử lý
Chi phí đi công tác trong doanh nghiệp để đưa vào chi phí hợp lý cần thỏa mãn điều kiện gì? Quy định về thuế TNDN đối với chi phí đi công tác ra sao? Chi phí đi công tác có được trừ khi tính thuế TNCN? Bài viết dưới đây Ketoanhn.org xin tổng hợp và chia sẻ các bạn cùng tham khảo nhé.
Điều kiện ghi nhận chi phí đi công tác là chi phí hợp lý:
Được quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp (thuế TNDN), có hiệu lực từ ngày 02/08/2014 có quy định: Chi phí công tác phí để được tính vào chi phí được trừ theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
- Một số lưu ý:
a) Chi phí công tác phí 1 ngày: Không được vượt quá 300.000 đồng/người/ngày (không vượt quá 2 lần phụ cấp của cán bộ Nhà nước theo quy định tại thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010 của Bộ Tài chính về chế độ công tác phí).
b) Thanh toán chi phí đi lại đến nơi công tác và về theo hình thức khoán (theo thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010), điều kiện được hưởng là:
Áp dụng cho trường hợp nhân viên tự túc phương tiện đi lại
Chi phí khoán: Bằng (=) số km thực đi nhân (x) với đơn giá khoán/km (áp dụng theo quy định hoặc quy chế nội bộ của Doanh nghiệp, hợp lý về giá xăng, dầu từng thời điểm).
Giấy đi đường;
Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác có phê duyệt của Ban Giám đốc Công ty;
c) Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo hình thức khoán (theo thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010):
Đi công tác ở quận thuộc thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh. Mức khoán tối đa không quá 350.000 đồng/ngày/người;
Đi công tác tại huyện thuộc các thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: Mức khoán tối đa không quá 250.000 đồng/ngày/người;
Đi công tác tại các vùng còn lại: Mức khoán tối đa không quá 200.000 đồng/ngày/người;
d) Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Quy định về thuế TNDN đối với chi phí đi công tác:
Được quy định tại Khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực áp dụng từ ngày 06/08/2015 như sau:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
Kết luận:
– Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác. DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
– Nếu DN có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính. Hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.
>>Xem thêm: Những khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí công tác có chịu thuế TNCN:
Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN như sau:
Mức khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục… không tính vào thu nhập chịu thuế đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện là mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp…
Bên cạnh đó, tại tiết 2.9 điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về các khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp…
Theo tiết 2.6 điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về các khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong 2 trường hợp sau:
Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty…
Như vậy: Căn cứ các hướng dẫn nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn, về khoản tiền công tác phí, trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí của các cá nhân đi công tác theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân, trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ:
- Hợp đồng lao động
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn
- Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty
ĐƯỢC tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập ĐƯỢC trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Tuy nhiên, trong trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân
Trên đây là bài viết Quy định chi phí đi công tác hợp lý trong doanh nghiệp và cách xử lý mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng sẽ giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org xin chúc bạn làm tốt công việc kế toán
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về thuế TNDN, thuế TNCN hay kê khai làm báo cáo thuế, cập nhật thông tư nghị định mới nhất về thuế bạn có thể tham gia một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội để lấy lấy thêm kinh nghiệm làm việc nhé
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
