Thế nào Hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp lý?
Thế nào là Hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp lý? Bài viết dưới đây Ketoanhn.org xin chia sẻ các bạn kế toán mới vào nghề các bạn sinh viên kế toán có thể tham khảo thêm nhé.
Thế nào Hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp lý?
Hóa đơn chứng từ hợp lệ hợp lý trước hết cần đảm bảo là hóa đơn chứng từ hợp pháp.
Hóa đơn hợp pháp có thể hiểu đơn giản đó là hóa đơn, chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật.
>>Xem thêm: Thế nào là hóa đơn hợp pháp, hóa đơn bất hợp pháp
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được lập theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo TT39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/06/2014
Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014 /TT-BTC
a)Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
- b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
- c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo các nội dung chủ yếu:
– Ghi đầy đủ rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản,…
– Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thành toán…
– Phải có đầy đủ chữ ký, người mua, bán, giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền, và người được ủy quyển ký vào đây. Hóa đơn bán hàng qua mạng, điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.
– Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài những điểm trên thì các bạn cần chú ý
– Không vượt định mức như tiêu hao nguyên vật liệu
– Không vượt các định mức không chế
Phụ cấp tiền ăn không vượt 680.000 đ/người/tháng
Trang phục 5.000.000 đ/người/năm
Giá trị ô tô dưới 9 chỗ không quá 1.600.000.000đ
– Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng thì mới được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Hóa đơn hợp lý:là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền; tên; địa chỉ; mã số thuế.. thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
=> Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.
Ví dụ 1: doanh nghiệp bạn không phải đơn vị kinh doanh vận tải, doanh nghiệp bạn cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nhưng lại có các hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Có thể là do giám đốc doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân có các hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu. Hóa đơn là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý. Do đó các hóa đơn này là bất hợp lý.
Ví dụ 2: trường hợp, một cá nhân đi công tác ở địa phương, trên giấy đi đường thể hiện ngày đi ngày về rõ ràng (03 ngày công tác: ngày đi 15 ngày về 17), vậy mà hóa đơn thuê phòng lưu trú lại ghi số ngày lưu trú là 5 ngày. Vậy hóa đơn này cũng sẽ là hóa đơn không hợp lý.
>>Xem thêm: Mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng
Trên đây là bài viết Thế nào Hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp lý? hi vọng sẽ giúp ích được các bạn kế toán mới vào nghề hiểu hơn về thông tin cơ bản này.
Ketoanhn.org xin chúc bạn thành công
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
