Một số sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi
Kế toán thủ quỹ thu – chi tưởng chừng là những công việc với những nghiệp vụ rất cơ bản trong công tác kế toán, tuy nhiên vân luôn tiềm ẩn những sai sót dễ dàng gặp phải. Khi thực hiện kế toán thu – chi, nếu gặp phải một lỗi dù rất nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều phiền phức và tác hại rất lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây Kế toán hà nội xin chia sẻ bài viết một số sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi các bạn cùng tham khảo và rút kinh nghiệm nhé.
Một số sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi
Một số sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi
- Chi phí quà, thưởng không có danh sách, bảng kê đính kèm như chi quà tết, quà biếu khách hàng, tổ chức hội nghị,…
- Chi phí về sửa chữa, mua bán không có đầy đủ các thủ tục cần có như:
– Không có các bảng kê mua hàng, địa chỉ mua hàng,…
– Không có các giấy báo hỏng khi sửa chữa máy móc, công cụ dụng cụ.
– Chi sửa chữa lớn không có Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
– Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập, làm việc; Chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.
– Thanh toán chi phí xăng dầu: Thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.
>>Xem thêm: Cách xử lý mua xăng dầu trên 20 triệu đồng
– Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
– Thanh toán tiền lương cho nhân viên không có chữ ký xác nhận của người nhận tiền.
>>Xem thêm: Khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế TNCN từ tiền lương
– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian.
– Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.
– Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.
– Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.
- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính
=> Cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế như:
– Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo
>>Xem thêm: Quy định về phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên
=> Phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi.
– Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (Mặc dù đây là chi phí thực tế của doanh nghiệp).
>>Xem thêm:Cá nhân cho thuê nhà dưới 100 triệu có phải nộp thuế
– Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.
– Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo.
– Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế Doanh nghiệp.
- Về chứng từ thu – chi, các phiếu xuất – nhập
– Các mẫu chứng từ sử dụng không đúng theo quy định hiện hành (Do các kế toán ít cập nhật các Thông tư, Nghị định,… hiện hành).
– Lập các phiếu thu, phiếu chi không đầy đủ các yếu tố => Đây là sự bất cẩn của người kế toán. (Trong các phiếu thu, chi thiếu sót, sai sót một số yếu tố như: Thiếu chữ ký của những người có liên quan, không đánh số liên tục theo tuần tự số phiếu, không ghi đầy đủ chi tiết nội dung một cách rõ ràng).
– Các chứng từ gốc không đầy đủ, không đảm bảo các yếu tố như hợp lý, hợp lệ.
– Các hợp đồng được ký kết chưa đảm bảo thỏa mãn yêu cầu cần có của hợp đồng.
– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ
* Chi phí cho nhân viên
– Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
– Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.
– Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm.
– Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
* Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu
– Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.
– Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.
* Chi phí dịch vụ mua ngoài
– Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
– Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử đi học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính
* Chi phí bằng tiền
– Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm;
– Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
– Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.
* Thanh toán công nợ
– Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
– Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.
- Những sai sót trong quá trình lưu trữ chứng từ kế toán
– Chứng từ thu chi không được lưu trữ cẩn thận, an toàn.
– Việc lưu trữ chưa có tính khoa học, hợp lý:
+ Không có sự riêng biệt của các loại chứng từ như: Các chứng từ về công nợ được lưu trữ cùng với các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Không có sự phân biệt về thứ tự chứng từ, sự liên tục về mảng thời gian.
– Các chứng từ còn thiếu các phụ lục đi kèm nhưng không có sự bổ sung kịp thời.
– Lưu trữ các chứng từ tại những nơi an toàn, có khả năng chống cháy nổ cao.
Trên đây là bài viết Một số sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng bài viết sẽ giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
