Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ phải thu của khách hàng – Tài khoản 131
Để hạch toán nghiệp vụ phải thu của khách hàng ta sử dụng Tài khoản 131:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
Kết cấu tài khoản phải thu của khách hàng – Tài khoản 131:
Bên Nợ:
– Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
– Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
– Số tiền khách hàng đã trả nợ.
– Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
– Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
– Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
– Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Một số nghiệp vụ phải thu của khách hàng
1.Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
2.Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chhưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
b) Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211,5212)(giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
4.Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
5.Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, ….
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)
6.Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
– Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
– Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
c) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
d) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
đ) Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112, …
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
7.Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611 – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
8.Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
9.Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
10.Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
