HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC GIẢI TRÌNH LAO ĐỘNG KHÔNG ĐÓNG BHXH KHI DOANH NGHIỆP NHẬN ĐƯỢC THÔNG BÁO CỦA CƠ QUAN BHXH
Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin chia sẻ bài viết HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC GIẢI TRÌNH LAO ĐỘNG KHÔNG ĐÓNG BHXH KHI DOANH NGHIỆP NHẬN ĐƯỢC THÔNG BÁO CỦA CƠ QUAN BHXH. Các bạn hãy cùng tham khảo thêm nhé.
Thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp nhận được thông báo của cơ quan BHXH yêu cầu đối chiếu, giải trình chênh lệch giữa số lượng cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN và số lao động đang tham gia BHXH.
Với doanh nghiệp đang có số tiền chậm đóng hoặc hồ sơ lao động chưa đồng bộ, việc giải trình càng cần được chuẩn bị kỹ ngay từ đầu.
Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung “làm công văn giải trình”, mà trước tiên phải phân loại từng người lao động chưa tham gia BHXH và xác định rõ căn cứ vì sao người đó không thuộc diện đóng tại doanh nghiệp.
Tham khảo thêm:
- 15 “BẪY” BHXH 2026 – HR CẦN CHÚ Ý ĐỂ THỰC HIỆN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH
- CẬP NHẬT BHXH MỚI NHẤT ĐẾN 8/2026 – KẾ TOÁN CẦN LƯU Ý
1- BƯỚC 1: ĐỐI CHIẾU HỒ SƠ QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN VỚI DANH SÁCH THAM GIA BHXH
Doanh nghiệp nên lập một bảng đối chiếu tối thiểu gồm:
– Họ tên người nhận thu nhập
– CCCD/MST cá nhân
– Loại hợp đồng
– Thời gian làm việc
– Thu nhập đã kê khai
– Đang đóng BHXH tại doanh nghiệp hay không
– Nếu không đóng: lý do và căn cứ
– Hồ sơ chứng minh kèm theo
Lưu ý: Phụ lục 05-1 và 05-2 của hồ sơ quyết toán thuế TNCN phản ánh phương pháp tính thuế đối với thu nhập của cá nhân, không phải cứ có tên tại 05-1 là bắt buộc đóng BHXH hoặc có tên tại 05-2 là đương nhiên không phải đóng BHXH.
Doanh nghiệp vẫn phải xem xét bản chất từng quan hệ làm việc.
2- NHÓM NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐÃ THAM GIA BHXH ĐẦY ĐỦ
Nếu toàn bộ cá nhân thuộc diện phải tham gia BHXH đã được doanh nghiệp đăng ký và đóng đầy đủ thì đây là trường hợp tương đối đơn giản.
Doanh nghiệp chuẩn bị:
– Danh sách đối chiếu lao động
– Hồ sơ tham gia BHXH
– Hợp đồng lao động
– Bảng lương và chứng từ trả lương khi cần
– Văn bản/biên bản giải trình theo yêu cầu của cơ quan BHXH
Quan trọng nhất là số liệu thuế – tiền lương – BHXH phải khớp và giải thích được.
3- NGƯỜI ĐANG HƯỞNG LƯƠNG HƯU TIẾP TỤC LÀM VIỆC
Đối với người đang hưởng lương hưu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh rõ tình trạng hưởng lương hưu của người lao động.
Hồ sơ nên có:
– Hợp đồng lao động
– CCCD
– Tài liệu chứng minh đang hưởng lương hưu
– Bảng lương
– Chứng từ chi trả
– Bảng kê giải trình riêng
Lưu ý: Không nên chỉ căn cứ vào việc người lao động “đã quá tuổi lao động”.
Người đã cao tuổi nhưng chưa hưởng lương hưu vẫn phải được xem xét theo đúng điều kiện tham gia BHXH.
4- NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐỒNG THỜI LÀM VIỆC TẠI NHIỀU DOANH NGHIỆP
Nếu người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì nghĩa vụ BHXH phải được xác định theo quy định đối với trường hợp có nhiều hợp đồng.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động
– CCCD
– Tài liệu chứng minh việc tham gia BHXH tại đơn vị có trách nhiệm đóng
– Bảng lương
– Chứng từ thanh toán
– Bảng đối chiếu thời gian làm việc
5- LAO ĐỘNG PART-TIME, CỘNG TÁC VIÊN – ĐÂY LÀ NHÓM CẦN RÀ SOÁT KỸ
Không nên hiểu rằng cứ ký tên là “CTV”, “part-time”, “hợp đồng dịch vụ” thì không phải đóng BHXH.
Kể cả thỏa thuận mang tên gọi khác hợp đồng lao động nhưng nội dung thể hiện:
– Có công việc phải thực hiện
– Có trả công, tiền lương
– Có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên
thì vẫn có khả năng được xác định là quan hệ lao động và thuộc diện BHXH bắt buộc nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Riêng người làm việc không trọn thời gian cũng cần rà soát riêng điều kiện tham gia BHXH bắt buộc.
Vì vậy, hồ sơ CTV/part-time cần thể hiện đúng bản chất thực tế, không phải chỉ thay tên hợp đồng.
6- LAO ĐỘNG KHOÁN VIỆC
Đây cũng là nhóm thường phát sinh rủi ro khi giải trình.
Nếu thực sự là quan hệ khoán độc lập, hồ sơ nên thể hiện rõ:
– Hợp đồng giao khoán
– Công việc hoặc sản phẩm khoán cụ thể
– Tiêu chí nghiệm thu
– Biên bản nghiệm thu khối lượng/sản phẩm hoàn thành
– Bảng xác định giá trị khoán
– Chứng từ thanh toán
– CCCD và hồ sơ thuế liên quan
Hợp đồng khoán nên hướng tới kết quả/sản phẩm đầu ra, hạn chế các dấu hiệu giống quan hệ lao động như:
– Chấm công cố định
– Quản lý thời gian làm việc hằng ngày
– Trả “lương tháng”
– Áp dụng nội quy lao động giống nhân viên
– Có sự điều hành, giám sát thường xuyên tương tự người lao động
Tên gọi “hợp đồng khoán” không đủ để loại trừ nghĩa vụ BHXH nếu thực tế vẫn tồn tại quan hệ lao động.
7- CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÔNG TÍNH VÀO TIỀN LƯƠNG LÀM CĂN CỨ ĐÓNG BHXH
Doanh nghiệp cũng cần rà soát lại cơ cấu tiền lương, thay vì áp dụng máy móc quan niệm “có 14 loại phụ cấp không phải đóng BHXH”.
Khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cần xem xét:
– Mức lương theo công việc/chức danh
– Phụ cấp lương
– Khoản bổ sung
– Điều kiện hưởng
– Mức tiền có xác định cụ thể hay không
– Có được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương hay không
– Cách quy định tại HĐLĐ và quy chế của doanh nghiệp
– Cách chi trả thực tế
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào việc khoản tiền có tên là “hỗ trợ”, “thưởng”, “KPI”, “phụ cấp” để quyết định có đóng BHXH hay không.
Phải xem đồng thời:
– Tên khoản chi
– Bản chất khoản chi
– Điều kiện hưởng
– Cách ghi trong HĐLĐ/quy chế
– Cách chi trả thực tế
8- HỒ SƠ DOANH NGHIỆP NÊN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI LÀM VIỆC VỚI BHXH
Tùy từng doanh nghiệp, bộ hồ sơ thường cần rà soát:
– Hợp đồng lao động
– Hợp đồng thử việc
– Hợp đồng CTV/khoán/dịch vụ
– Hồ sơ nghiệm thu đối với công việc khoán
– Thang lương, bảng lương
– Quy chế tiền lương, thưởng, KPI và các chính sách hỗ trợ
– Bảng chấm công
– Bảng thanh toán tiền lương
– Chứng từ chi trả
– Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
– Danh sách tham gia BHXH
– Hồ sơ chứng minh các trường hợp không đóng tại doanh nghiệp
– Bảng đối chiếu và văn bản giải trình
Điểm quan trọng nhất:
– Hồ sơ phải phù hợp với thực tế vận hành
– Thuế – lao động – tiền lương – BHXH phải giải thích được với nhau
– Không nên đợi đến khi BHXH yêu cầu giải trình mới “làm ngược” hợp đồng và chứng từ
>>Xem thêm: MỘT ĐIỂM THAY ĐỔI RẤT ĐÁNG SUY NGẪM TRONG CHÍNH SÁCH THUẾ
Trên đây là bài viết HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC GIẢI TRÌNH LAO ĐỘNG KHÔNG ĐÓNG BHXH KHI DOANH NGHIỆP NHẬN ĐƯỢC THÔNG BÁO CỦA CƠ QUAN BHXH mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
