Các trường hợp hàng tồn kho bị âm nguyên nhân và cách xử lý
Tại sao hàng tồn kho bị âm? Việc nhân viên không nắm rõ được số lượng hàng hóa trong kho dẫn tới việc hàng tồn kho còn nhiều nhưng trong kho đã hết hoặc bị âm từ đó dẫn đến việc lộn xộn? Vậy phải xử lý như thế nào các bạn cùng Ketoanhn.org tham khảo bài viết dưới đây nhé.
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu
>>Xem thêm: Những tài khoản dùng trong kế toán hàng tồn kho
Nguyên nhân hàng tồn kho bị âm
- Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn lên trên sổ sách kế toán: nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn.
- Bỏ sót hóa đơn đầu vào
- Nhập mua hàng hóa đầu vào nhưng không lấy hóa đơn
- Đơn vị có hai hệ thống sổ sách và kế toán thuế xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.
>>Xem thêm: Cách xử lý thuế suất VAT – thuế gtgt đối với hàng tồn kho
Cách xử lý hàng tồn kho bị âm
Đối với trường hợp có hóa đơn: Kế toán cần kiểm tra lại sổ sách để xem lượng hàng hóa về số lượng hóa đơn đã nhập vào kho, có xuất nhầm hàng để bổ sung lượng hàng hoặc đổi lãi các mã hàng đã xuất
- Kiểm tra lại sổ chi tiết 331 các trường hợp người bán chưa xuất hoá đơn thì yêu cầu người bán xuất lại để bổ sung.
- Đối chiếu hóa đơn mua hàng, PNK, PXK với sổ chi tiết hàng tồn kho xem đã vào đủ các hóa đơn, bắt đầu từ thời điểm lên Bảng cân đối kế toán của kỳ trước, nếu thiếu hoặc sai sót thì chỉnh sửa và bổ sung.
Kiểm tra lại hàng trong kho:
- Nếu có hoá đơn đầu vào nhưng hàng hóa kho bị âm so với sổ, các bạn làm biển bản kiểm kê kho. Nếu hàng hóa đã khớp với sổ, chứng tỏ quá trình kiểm tra hàng trước đây có sai sót.
- Nếu hàng hóa thực sự bị âm, hạch toán hàng thiếu vào tài khoản 138, sau đó tuy tìm nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng và truy cứu trách nhiệm của thủ kho hoặc nhân viên có liên quan.
- Nếu phát hiện trong kỳ bị âm kho, Kế toán cần bổ sung hóa đơn: hóa đơn trực tiếp, hóa đơn GTGT từ các nhà cung cấp và làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau
Đối với trường hợp không có hóa đơn: Bổ sung hoá đơn
- Doanh nghiệp có thể ổ sung hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hoá đơn bổ sung trước ngày hoá đơn bán ra).
- Khi có hoá đơn, kế toán ghi sổ nhập kho, tính giá thành bình thường.
Các lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào:
- Đây là phương án “hạ sách” cuối cũng mà các doanh nghiệp cần sử dụng. Việc bổ sung hóa đơn đầu vào thể hiện sự gian dối trong hoạt động kinh doanh và chứa nhiều tiềm ẩn rủi ro.
- Không nên sử dụng các hóa đơn đầu vào không liên quan đến các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp không có hoạt động vận tải, nghiệp vụ giao xăng thì không thể có hóa đơn vận tải, xăng dầu.
- Nên giải thích được tính hợp lệ của hóa đơn, không nên bổ sung quá nhiều hóa đơn với giá trị và diễn giải chung chung giống nhau.
Làm thủ tục hàng về trước hoá đơn về sau
- Nếu doanh nghiệp quan hệ được với các công ty khác hoặc có sự đồng thuận giao dịch giữa hai bên, có thể làm thủ tục như sau:
- Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ: hợp đồng / thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán,…)
- Trong hợp đồng phải ghi rõ: thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển / điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT).
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán hàng về trước, hóa đơn về sau
Lưu ý:
- Theo khoản 3, điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
- Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã phải thỏa thuận trước với bên bán và
- Doanh nghiệp phải giải thích với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng chưa kịp xuất hoá đơn. Do đó đây là lỗi của người bán.
Trường hợp cuối cùng, kế toán làm các phiếu hóa đơn bán hàng lẻ để nhập kho và loại chi phí khi quyết toán
>>Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo TT 200 và 133
Để tìm hiểu thêm về kế toán kho cũng như kế toán thuế cách hạch toán xử lý hóa đơn chứng từ bạn có thể tham gia một Khóa học kế toán tổng hợp thực hành ngắn hạn của Trung tâm kế toán Hà Nội
Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
