Việc hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Vậy hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không? Hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Việc hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?
>>Xem thêm: Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Hóa đơn điện tử có bắt buộc in ra theo quy định mới hay không?
Dựa trên Điều 6 Khoản 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Người, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng phương thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phù hợp với bản chất hoạt động của họ cũng như khả năng sử dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải có khả năng in ra trên giấy hoặc tra cứu khi có nhu cầu.
Theo Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn và chứng từ giấy, các hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy khi có nhu cầu trong các giao dịch kinh tế và tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và theo quy định của pháp luật về kiểm toán, thanh tra và điều tra.
Việc chuyển đổi này phải đảm bảo tính chính xác của nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử và hóa đơn và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có tác dụng lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử, và không thể sử dụng để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định trong Nghị định này.
Do đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải được in trên giấy mà chỉ cần có khả năng in ra hoặc tra cứu khi cần thiết trong các giao dịch kinh tế, tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và điều tra theo quy định của pháp luật.
- Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không?
Hiện tại, không có bất kỳ quy định pháp luật nào yêu cầu đóng dấu trên hóa đơn điện tử khi được in ra giấy. Hơn nữa, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có tác dụng làm văn bản lưu trữ để ghi sổ và theo dõi, không thể sử dụng để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán. Do đó, các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần phải được đóng dấu bởi doanh nghiệp.
Cụ thể, theo Khoản 1 và Khoản 2 của Điều 6 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản thông qua phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và thực hiện hình thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động cụ thể của họ và khả năng sử dụng công nghệ.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu cụ thể. Điều này áp dụng trong trường hợp cần in hóa đơn ra giấy cho mục đích kinh doanh hoặc tài chính hoặc theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, tuân theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm toán và điều tra.
Do đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải được in ra giấy, nhưng khi cần in, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải chính xác và đầy đủ, phản ánh đúng nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Điều này đồng nghĩa với việc bản sao của hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải bảo đảm các yếu tố nội dung tương tự như hóa đơn điện tử gốc.
Theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Số hóa đơn.
– Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế.
– Thông tin về bên mua, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế (nếu có).
– Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ, gồm tên, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
– Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
– Thời điểm lập hóa đơn.
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử (nếu có).
– Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có), và các thông tin khác liên quan.
Dựa trên các yếu tố nội dung nêu trên, bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không cần phải được đóng dấu. Lưu ý rằng thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định là 10 năm.
- In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Mặc dù không có yêu cầu cứng rắn về việc in hóa đơn điện tử ra bản giấy, tuy nhiên, việc duy trì phiên bản hóa đơn trên giấy có thể mang lại nhiều tiện ích quan trọng trong quá trình quản lý, hạch toán, và phục vụ cho các hoạt động thanh tra và kiểm tra thuế.
Trong thời điểm hiện tại, thao tác in hóa đơn điện tử ra giấy đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết, với khả năng thực hiện ngay trên các phần mềm hóa đơn điện tử hiện đang được sử dụng. Quá trình này có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử cụ thể mà người dùng đang sử dụng, nhưng nó thường gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo truy cập được vào giao diện quản lý hóa đơn.
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi, sử dụng các tùy chọn tìm kiếm và lọc dữ liệu trong phần mềm.
Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi, mà thường được cung cấp sẵn trong giao diện phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động kết nối với máy in và thực hiện quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang phiên bản hóa đơn trên giấy, bao gồm tất cả thông tin cần thiết như mô tả trong hóa đơn điện tử.
Quá trình này không chỉ đơn giản hóa việc in hóa đơn điện tử ra giấy, mà còn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên phiên bản hóa đơn trên giấy, giúp tiếp tục tận dụng ưu điểm của hóa đơn điện tử trong quá trình quản lý tài chính và tuân thủ các quy định về thuế.
- Trên hoá đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ kỹ của người mua hay không?
Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có những trường hợp khiến cho hóa đơn điện tử không cần phải chứa đựng đầy đủ các thông tin nhất thiết. Cụ thể:
– Trong trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi hóa đơn được lập trong quá trình bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Nếu người mua là một cơ sở kinh doanh và có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc người mua thực hiện các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán tạo ra, thì hóa đơn điện tử sẽ chứa đựng chữ ký số và ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
– Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, cấp theo từng lần phát sinh, không nhất thiết phải kèm theo chữ ký số của cả người bán và người mua.
Tóm lại, theo quy định này, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải chứa đựng chữ ký điện tử của người mua. Trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và đã có thỏa thuận về các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả chữ ký số và ký điện tử của cả người bán và người mua, dựa trên thoả thuận giữa hai bên.
>>Xem thêm: Thủ tục hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử có phải là một không?
Trên đây là bài viết Việc hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ hay không? mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
