Những trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải tuân thủ quy định về thứ tự, thủ tục và hình thức theo quy định của pháp luật. Vậy những trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán là gì? Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Những trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán
>>Xem thêm: Khi lập hóa đơn tên người mua, địa chỉ quá dài có được viết tắt?
- Chứng từ kế toán là gì?
Theo Điều 3 Khoản 3 của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán đề cập đến tài liệu và hồ sơ dùng để ghi chép và thể hiện các giao dịch tài chính và kinh tế trong doanh nghiệp sau khi chúng đã hoàn thành. Chúng là nền tảng cho việc nhập liệu vào hệ thống kế toán. Chứng từ kế toán phải tuân thủ quy định về thứ tự, thủ tục và hình thức theo quy định của pháp luật, như quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015. Theo quy định này, chứng từ kế toán phải chứa đầy đủ các thông tin sau:
– Số hiệu chứng từ.
– Thông tin về doanh nghiệp lập và doanh nghiệp nhận chứng từ, bao gồm tên, địa chỉ, và số điện thoại.
– Tên của chứng từ.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
– Nội dung giao dịch kinh tế.
– Số lượng hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị bằng số và bằng chữ của giao dịch.
– Chữ ký của người lập chứng từ và các bên liên quan.
Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quá trình ghi chép và thể hiện các giao dịch tài chính và kinh tế của doanh nghiệp. Chúng là bước đầu tiên để ghi nhận sự xuất hiện của các giao dịch tài chính và kinh tế, và là cơ sở để nhập liệu vào sổ sách kế toán. Thế nên, chứng từ kế toán chứng minh sự hợp pháp của các giao dịch được ghi chép trong sổ sách kế toán.
Chứng từ kế toán đóng vai trò truyền đạt thông tin và hướng dẫn thực hiện công việc trong doanh nghiệp. Chúng cũng cung cấp căn cứ cho việc kiểm tra hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chứng từ kế toán có giá trị pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc kiện tụng giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp và cơ quan pháp luật. Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Vì tất cả những lý do trên, chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp. Để thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và tuân theo quy định pháp luật, người làm công tác kế toán cần hiểu rõ về chứng từ kế toán và các quy định liên quan đến việc lập, kiểm tra và bảo quản chúng. Do đó, cần liên tục cập nhật thông tin về chứng từ kế toán và theo dõi sự thay đổi của quy định pháp luật.
Các ví dụ về chứng từ kế toán bao gồm:
– Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi (dành cho giao dịch tiền mặt), giấy báo nợ, báo có, sao kê ngân hàng (sử dụng trong trường hợp chuyển khoản ngân hàng),…
– Chứng từ liên quan đến lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy tạm ứng lương,…
– Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,…
– Chứng từ giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê mua và bán hàng,…
Những chứng từ kế toán này có vai trò quan trọng trong quá trình ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính và kinh tế của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò cơ sở thông tin quan trọng cho việc xác định lợi nhuận, kiểm tra, và tuân thủ các quy định liên quan đến kế toán và thuế.
- Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các loại chứng từ kế toán được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí, bao gồm:
– Phân loại theo công dụng của chứng từ: Dựa vào mục đích sử dụng, chứng từ kế toán được chia thành các loại sau:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Bao gồm lệnh xuất kho, lệnh nhập kho, và các loại chứng từ tương tự.
+ Chứng từ thực hiện: Bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và các chứng từ liên quan đến thực hiện giao dịch.
+ Chứng từ thủ tục kế toán: Bao gồm bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, và các loại chứng từ hỗ trợ quá trình kế toán.
+ Chứng từ liên hợp: Gồm bảng kê kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và các chứng từ kết hợp giao dịch kế toán.
– Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Chứng từ có thể được phân thành hai loại dựa trên nơi lập chúng:
+ Chứng từ bên trong: Ví dụ như bảng thanh toán lương, phiếu tạm ứng lương, được tạo bên trong doanh nghiệp.
+ Chứng từ bên ngoài: Ví dụ như chứng từ ngân hàng, hóa đơn mua hàng, được tạo bởi các đối tác bên ngoài.
– Phân loại theo mức độ khái quát của chứng từ: Chứng từ có thể được chia thành:
+ Chứng từ tổng hợp: Tóm tắt thông tin giao dịch.
+ Chứng từ ban đầu, chứng từ chi tiết: Chứa thông tin chi tiết về từng giao dịch.
– Phân loại theo số lần ghi trên chứng từ: Dựa trên số lần sử dụng, chứng từ được phân thành:
+ Chứng từ ghi một lần: Sử dụng một lần duy nhất cho một giao dịch.
+ Chứng từ ghi nhiều lần: Sử dụng cho nhiều giao dịch khác nhau.
– Phân loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế: Chứng từ có thể liên quan đến nhiều loại giao dịch, bao gồm chứng từ về lao động và tiền lương (như bảng chấm công và bảng thanh toán lương), tài sản cố định (như biên bản đánh giá tài sản cố định), tiền mặt (như phiếu thu và phiếu chi), thanh toán ngân sách (như bảng kê nộp tiền vào ngân sách nhà nước), và nhiều loại chứng từ khác.
– Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ: Chứng từ có thể được xác định là bình thường hoặc báo động dựa trên tính quan trọng của giao dịch.
– Phân loại theo hình thức chứng từ: Chứng từ có thể tồn tại dưới dạng giấy hoặc dưới dạng điện tử. Theo Điều 17, mục 1, chương II, Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được công nhận khi đáp ứng các yêu cầu về độ toàn vẹn và bảo mật dữ liệu, không bị thay đổi trong quá trình truyền tải qua mạng máy tính hoặc lưu trữ trên các thiết bị như băng từ và đĩa từ.
Khi sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu, và ngăn chặn các hình thức sao chép hoặc sử dụng thông tin không đúng quy định. Chứng từ điện tử thường chỉ được sử dụng cho mục đích lưu trữ, kiểm tra, và đối chiếu, không thể thực hiện giao dịch hoặc thanh toán.
- Các trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán
Thực tế, khi lập và sử dụng các chứng từ kế toán, không phải lúc nào cũng có quyền viết tắt thông tin trên chúng, trừ khi có các trường hợp cụ thể được quy định.
Cụ thể, theo hướng dẫn tại Điểm b Khoản 2 của Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điểm b Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi tên và địa chỉ của người mua trên hóa đơn quá dài, người bán có thể viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng, như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”, “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”, và các trường hợp tương tự. Tuy nhiên, thông tin này vẫn phải đảm bảo đầy đủ về số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, và phải chính xác và phù hợp với đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Đối với các thông tin về nghiệp vụ kinh tế và tài chính trên chứng từ kế toán, không được phép viết tắt hoặc thực hiện tẩy xóa hoặc chỉnh sửa. Khi viết, cần sử dụng bút mực, và số và chữ phải được viết liên tục, không có sự ngắt quãng. Bất kỳ tẩy xóa hoặc sửa chữa nào trên chứng từ kế toán sẽ làm mất giá trị của nó đối với mục đích thanh toán và ghi sổ kế toán. Nếu có sai sót trong việc viết chứng từ kế toán, cần phải hủy bỏ chúng bằng cách gạch chéo vào thông tin viết sai, không xóa, sửa, hoặc che đi lỗi.
- Có được viết tắt tên doanh nghiệp trên hóa đơn GTGT không?
Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty của bạn có quyền viết tắt một số cụm từ để giảm độ dài khi tên và thông tin quá dài và phức tạp. Ví dụ, “Chi nhánh” có thể được viết tắt thành “CN,” và “Trách nhiệm hữu hạn một thành viên” có thể viết tắt thành “TNHH MTV” vì độ dài tên quá dài, và điều này tuân theo quy định.
Hơn nữa, công ty cũng được phép viết tắt một số từ thông dụng khác như “Phường” thành “P,” “Quận” thành “Q,” “Sản xuất” thành “SX,” và các từ tương tự. Tuy nhiên, trong quá trình viết tắt này, công ty phải đảm bảo rằng thông tin vẫn đầy đủ và có thể xác định được chính xác tên và địa chỉ, sao cho thông tin phù hợp với đăng ký kinh doanh của công ty.
Các hóa đơn đã được viết tắt không cần phải tạo biên bản điều chỉnh hoặc thu hồi để xóa bỏ, miễn là các tên viết tắt vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin và có thể xác định chính xác các thông tin cần thiết.
- Địa chỉ trên hóa đơn có được viết tắt không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong quá trình tạo hóa đơn, “tên và địa chỉ” của người mua và người bán phải được ghi đầy đủ. Tuy nhiên, nếu tên và địa chỉ của người mua quá dài, thì việc viết tắt một số danh từ thông dụng là cho phép, nhưng phải đảm bảo xác định chính xác danh tính của người mua và người bán.
Đặc biệt, khi tên và địa chỉ của người mua quá dài, việc viết tắt là hoàn toàn chấp nhận, với điều kiện rằng việc viết tắt này không làm mất đi tính xác định và đầy đủ của thông tin, và phải chắc chắn rằng số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố được xác định chính xác. Đồng thời, tên và địa chỉ của doanh nghiệp phải khớp với thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của công ty.
Vì vậy, việc viết tắt địa chỉ doanh nghiệp khi các điều kiện được đảm bảo vẫn được cho phép và không ảnh hưởng đến việc sử dụng hóa đơn.
Trên đây là bài viết Những trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
