Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử ra sao? Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây để biết cách xử lý theo đúng quy định nhé.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử
- Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử
Cục Thuế TP Hà Nội thông qua Công văn 77225/CTHN-TTHT ngày 30/10/2023 đã hướng dẫn về việc xuất hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, dựa trên quy định của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, các bước xử lý và kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:
– Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót: Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót, người bán và người mua có thể lựa chọn giữa hai cách xử lý.
– Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ về sai sót trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh cần có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua cũng cần thỏa thuận về sai sót trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử thay thế cần có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Ký số và gửi cơ quan thuế:
+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Người bán gửi hóa đơn điện tử mới, đã được ký số, cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Theo quy định tại khoản 6 Điều 12 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, về việc xử lý chuyển tiếp khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, người bán và người mua phải thực hiện các bước sau:
– Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót:
+ Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ về các sai sót trong hóa đơn đã lập.
+ Thỏa thuận này có tác dụng xác nhận và mô tả chi tiết về những sai sót để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm.
– Thông báo với cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới:
+ Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
+ Lập hóa đơn điện tử mới (có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã) để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
– Dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”:
+ Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ rõ ràng như trên để xác định rõ mục đích thay thế.
+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (nếu là hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Trong trường hợp Công ty thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đã gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót về số tiền, thuế suất, hay tiền thuế, Công ty có quyền lựa chọn giữa việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, theo hướng dẫn tại điểm b, Khoản 2, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, quy trình xử lý sẽ khác. Trong trường hợp này, người bán và người mua cần thực hiện các bước sau:
– Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ về sai sót trên hóa đơn đã lập.
– Thông báo với cơ quan thuế: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Lập hóa đơn điện tử mới: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
>>Xem thêm: Cách điền biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
- Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử có sai sót các bên cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có sai sót cần điều chỉnh/thay thế => Bên bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Trường hợp bên bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ => Bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và bên bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót => Các lần xử lý tiếp theo bên bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót => Bên bán chỉ điều chỉnh mà không hủy/thay thế hóa đơn.
– Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót => Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
– Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) => Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế
>>Xem thêm: Hóa đơn điện tử chuyển thành hóa đơn giấy có sử dụng để thanh toán
- Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì có phải lập hóa đơn gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, quy trình xử lý như sau:
– Thông báo và giữ nguyên hóa đơn:
+ Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế và phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót), người bán thông báo cho người mua về sai sót và không lập lại hóa đơn mới.
+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Sửa chữa hoặc thay thế hóa đơn:
+ Sai sót nhỏ:
Nếu sai sót chỉ là về tên, địa chỉ của người mua mà không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót, người bán và người mua có thể thỏa thuận và sửa chữa hóa đơn điện tử đã lập bằng cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+ Sai sót lớn:
Nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có hai lựa chọn: b1) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, sau khi có thỏa thuận với người mua và lập văn bản thỏa thuận. b2) Lập hóa đơn điện tử thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, sau khi có thỏa thuận với người mua và lập văn bản thỏa thuận.
Cả hai loại hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Ký và gửi hóa đơn mới:
+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
– Đối với ngành hàng không:
Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được xem là hóa đơn điều chỉnh mà không cần thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điều chỉnh khi xuất sai hóa đơn điện tử mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
