Để chi phí tiền lương đưa vào hợp lý thì cần những giấy tờ gì
Chi phí tiền lương là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn đối với một doanh nghiệp.Có nhiều khi chi phí tiền lương của DN thực tế chi ra chi trả cho nhân viên hay công nhân công trình đối với các công ty xây dựng. Nhưng do kế toán chuẩn bị hồ sơ chưa chặt chẽ dẫn đến vấn đề khi quyết toán một số chi phí tiền lương trong tổng phần lương của doanh nghiệp bị cơ quan thuế gạt bỏ ma không giải trình được.
Bài viết dưới đây Ketoanhn.org xin chia sẻ cần chuẩn bị những giấy tờ gì để chi phí tiền lương đưa vào hợp lý
Xem thêm: Những khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mới nhất
Điều kiện để đưa khoản chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…), phụ cấp… phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế thưởng của công ty.
- Khoản Chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con cái của người lao; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính sẽ được ghi vào Chi phí hợp lý.
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…), phụ cấp… phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế thưởng của công ty.
- Khoản Chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con cái của người lao; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính sẽ được ghi vào Chi phí hợp lý.
- Nhưng tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Nhưng tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:
Các hồ sơ chung về chi phí tiền lương của doanh nghiệp
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế nội bộ của công ty-> Trong quy chế này nêu rõ các nội dung sau:
+ Về tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương
+ Về tiền thưởng
+ Về tiền trang phục cho nhân viên
- Lập hợp đồng lao động cho nhân viên. Trong hợp đồng lao động ghi rõ các khoản lương, thưởng, và phần tăng lương nhưng phải đảm bảo khớp với thỏa ước lao động tập thể và quy chế nội bộ của công ty đề ra.
- Quyết định tăng lương
Các hồ sơ cụ thể về chi phí tiền lương
- Bảng chấm công: Đối với bảng chấm công các bạn chấm trừ ngày chủ nhật của tháng đó ra.
- Bảng chấm công là cơ sở để lập bảng lương
- Bảng lương: Bảng lương tùy tình hình thực tế của DN để các bạn lập sao cho phù hợp với thực trạng DN. Trong bảng lương các nhân viên, công nhân phải ký xác nhận đầy đủ.
- Chữ ký trong các hồ sơ liên quan với nhau của từng nhân viên phải khớp với nhau.
- Phiếu chi lương
- Nếu thanh toán qua ngân hàng thì cần có bảng chứng từ thanh toán qua ngân hàng kèm với danh sách chi lương cụ thể.
Các hồ sơ đi kèm về chi phí tiền lương
- Hồ sơ của người lao động. Đối với các lao động ký hợp đồng dài hạn thì cần phải có hồ sơ đầy đủ ( bản sao công chứng) . Trong đó cần nhất là sơ yếu lý lịch và một số hồ sơ đi kèm.
- Chứng minh thư phô tô công chứng – nếu là nhân công dưới công trình.
- Mẫu cam kết làm việc duy nhất 1 nơi: Mẫu 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015.
- Mẫu giấy ủy quyền.
- Quyết toán thuế TNCN cuối năm:
- Lưu ý Chỉ tiêu số 11 trên bảng QT TNCN trùng với chỉ tiêu phát sinh có trên TK 334.
- Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
- Danh sách nhân viên: Ghi rõ các thông tin: Họ và tên, Ngày sinh, Ngày cấp , nơi cấp, số điện thoại, Mã số thuế cá nhân.
- Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
- Tờ khai TNCN theo tháng, quý – nếu có.
- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng) (nếu có)
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:
- Quyết định của giám đốc công ty cho từng người vào công ty thử việc
- Hợp đồng thời vụ ( chỉ dc ký hợp đồng thử việc nhỏ hơn 3 tháng)
- Phiếu chi lương nếu tiền lương bé hơn 2 triệu đồng/1 tháng thì không cần chứng từ khấu trừ thuế cho thu nhập vãng lai.
- Bản cam kết 02/CK-TNCN
- Trong trường hợp thu nhập từ 2.000.000đ/1 tháng trở lên phát sinh vãng lai thì ngoài các hồ sơ trên khi khấu trừ thuế TNCN 10% của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế .
- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).
- Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 156). (Nếu có thu nhập tại 1 nơi)
- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN
Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu.
- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán
Nguồn:Tổng hợp
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc kế toán tiền lương
Để có được cái nhìn tổng quát về kế toán tiền lương cách xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế, tính lương, trích khấu hao….lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm … bạn có thể tham gia một lớp học kế toán thực hành trên chứng từ thực tế tại Trung tâm kế toán Hà Nội
Liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân) để được hỗ trợ tư vấn miễn phí
