15 “BẪY” BHXH 2026 – HR CẦN CHÚ Ý ĐỂ THỰC HIỆN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH
Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin chia sẻ bài viết 15 “BẪY” BHXH 2026 – HR CẦN CHÚ Ý ĐỂ THỰC HIỆN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH. Các bạn hãy cùng tham khảo thêm nhé.
15 “BẪY” BHXH 2026 – HR CẦN CHÚ Ý ĐỂ THỰC HIỆN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH
(HR tưởng đúng nhưng doanh nghiệp vẫn có thể bị truy đóng)
BẪY 1. “Hợp đồng không mang tên HĐLĐ thì không phải đóng BHXH”
Ký “Hợp đồng cộng tác viên”, “Hợp đồng khoán việc”, “Hợp đồng dịch vụ” thì đương nhiên không thuộc BHXH bắt buộc.
Rủi ro:
Không thể chỉ nhìn tên hợp đồng để kết luận.
Nếu thỏa thuận có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì cần rà soát bản chất quan hệ lao động và đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
HR cần kiểm tra:
Công việc – thời gian – tiền công – người giao việc – quyền quản lý – chấm công – đánh giá – kỷ luật – tính thường xuyên của công việc.
Nguyên tắc:
> Đừng “đổi tên hợp đồng” để xử lý nghĩa vụ BHXH. Hãy xác định đúng bản chất quan hệ.
—
BẪY 2. “Nhân viên part-time thì không phải đóng BHXH”
Đây là lỗi đặc biệt đáng lưu ý từ khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực.
Người làm việc không trọn thời gian có thể thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng các điều kiện luật định.
Vì vậy:
Part-time ≠ mặc nhiên miễn BHXH.
HR phải xem đồng thời:
* Bản chất quan hệ lao động;
* Loại thỏa thuận/HĐLĐ;
* Tiền lương tính trong tháng;
* Điều kiện về mức tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định hiện hành.
Đặc biệt cần audit: nhà hàng, café, bán lẻ, chuỗi cửa hàng, giáo dục, dịch vụ…
—
BẪY 3. “Công ty chỉ cần đóng BHXH trên lương cơ bản”
Sai ở cách tiếp cận.
Đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, căn cứ đóng BHXH bắt buộc không đơn giản là một ô mang tên “Lương cơ bản”
Phải xem:
*Mức lương theo công việc/chức danh
* Phụ cấp lương thuộc căn cứ
* Khoản bổ sung khác thuộc căn cứ.
Do đó bảng lương ghi:
> Lương cơ bản: 6.000.000
> Tổng thu nhập: 18.000.000
không có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn được đóng BHXH trên 6 triệu.
—
BẪY 4. “Cứ gọi là phụ cấp thì có thể không đóng BHXH”
Không đúng.
Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định tiền lương làm căn cứ đóng có thể bao gồm “phụ cấp lương” để bù đắp các yếu tố như:
* điều kiện lao động;
* tính chất phức tạp của công việc;
* điều kiện sinh hoạt;
* mức độ thu hút lao động;
mà mức lương theo công việc/chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, nếu đáp ứng điều kiện luật định.
Vì vậy các tên như:
“Phụ cấp trách nhiệm” – “Phụ cấp chức vụ” – “Phụ cấp công việc”
không thể chỉ dựa vào tên gọi để kết luận có hay không đóng BHXH.
—
BẪY 5. “Cứ đổi chữ PHỤ CẤP thành HỖ TRỢ là không phải đóng”
Ví dụ:
> Phụ cấp trách nhiệm 2 triệu
đổi thành:
> Hỗ trợ trách nhiệm 2 triệu
Bản chất khoản tiền không tự động thay đổi chỉ vì HR đổi tên cột Excel.
Cần xem:
* Khoản tiền trả để làm gì?
* Điều kiện hưởng?
* Có xác định trước mức tiền không?
* Có được thỏa thuận trong HĐLĐ không?
* Có trả thường xuyên, ổn định không?
* Có thực chất là khoản tiền gắn với công việc/chức danh không?
Tên gọi chỉ là một phần của hồ sơ; bản chất và cách chi trả mới là vấn đề phải kiểm tra.
—
BẪY 6. “Khoản bổ sung khác thì không đóng BHXH”
Đây là một trong những bẫy lớn nhất.
Khoản bổ sung khác “xác định được mức tiền cụ thể”, được thỏa thuận cùng với tiền lương trong HĐLĐ và “trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương” có thể thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Ví dụ cần đặc biệt rà soát:
> Lương chức danh: 8 triệu
> Khoản bổ sung: 4 triệu/tháng
> Tháng nào cũng trả 4 triệu.
Không thể mặc nhiên kết luận chỉ đóng BHXH trên 8 triệu.
—
BẪY 7. “Gọi là KPI thì chắc chắn không đóng BHXH”
**Không nên kết luận như vậy.**
Pháp luật phân biệt với những khoản “phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc”.
Do đó, nếu doanh nghiệp xây dựng:
> KPI: 5.000.000 đồng/tháng
nhưng:
* không có bộ KPI;
* không có chỉ tiêu;
* không có kết quả đánh giá;
* không có công thức;
* nhân viên đạt 70% hay 110% vẫn nhận 5 triệu;
* tháng nào cũng trả đúng 5 triệu;
thì doanh nghiệp đang tạo ra một hồ sơ có “rủi ro về bản chất khoản chi”.
**KPI thực sự phải có cơ chế biến động thực sự.**
—
BẪY 8. “P2/P3 trong lương 3P mặc nhiên không đóng BHXH”
Không có nguyên tắc pháp lý:
> “P1 đóng – P2, P3 không đóng”.
BHXH không phân loại căn cứ đóng theo tên gọi **P1 – P2 – P3**.
Ví dụ P3 được thiết kế:
> P3 = Sản lượng thực tế × Đơn giá
> × Hệ số chất lượng
và biến động thực sự theo kết quả công việc sẽ có bản chất rất khác với:
> P3 = 5.000.000 đồng/người/tháng
và tháng nào cũng nhận 5 triệu.
**HR phải phân tích từng cấu phần theo bản chất, không theo mô hình 3P.**
—
BẪY 9. “Thưởng chuyên cần thì chắc chắn không đóng BHXH”
Không nên xử lý theo cách chỉ nhìn tên “thưởng chuyên cần”.
Phải kiểm tra:
* Điều kiện được hưởng;
* Cách tính;
* Có biến động hay không;
* Có gắn với ngày công/quá trình làm việc không;
* Được quy định ở HĐLĐ hay quy chế nào;
* Thực tế tháng nào cũng trả cố định hay không.
Một khoản gọi là “thưởng” nhưng thiết kế và chi trả như một cấu phần thu nhập cố định sẽ tạo rủi ro hồ sơ.
—
BẪY 10. “Điện thoại – xăng xe – nhà ở – ăn ca… cứ đưa vào hỗ trợ là xong”
Đây là khu vực HR rất dễ hiểu sai.
Không nên lập một danh sách máy móc:
> Điện thoại = không đóng
> Xăng xe = không đóng
> Nhà ở = không đóng
> Ăn ca = không đóng.
Các “chế độ và phúc lợi kkhác” được ghi thành mục riêng theo quy định pháp luật lao động có cách xử lý khác với mức lương, phụ cấp lương và khoản bổ sung thuộc căn cứ đóng.
Nhưng doanh nghiệp vẫn phải chứng minh được “bản chất thực tế của khoản chi và hồ sơ phải nhất quán”.
**Không nên biến “phúc lợi/hỗ trợ” thành nơi chứa phần lương mà doanh nghiệp muốn loại khỏi BHXH.**
—
BẪY 11. “HĐLĐ ghi thấp, phần còn lại đưa vào quy chế là an toàn”
Ví dụ:
> HĐLĐ: 7 triệu
> Thu nhập thực tế: 20 triệu.
13 triệu còn lại được phân bổ thành:
* KPI;
* trách nhiệm;
* chuyên cần;
* hỗ trợ;
* thưởng năng suất;
* hỗ trợ khác.
Cách thiết kế này “không tự động làm cho 13 triệu nằm ngoài căn cứ đóng BHXH”.
HR cần audit đồng thời:
**HĐLĐ → Phụ lục HĐLĐ → Quy chế lương → Quy chế thưởng → KPI → Chấm công → Bảng lương → Sao kê/chứng từ chi trả → Mức đóng BHXH.**
—
BẪY 12. “Bảng lương hợp lý là đủ”
Chưa đủ.
Một doanh nghiệp có thể có bảng lương nhìn rất đẹp:
> Lương + KPI + phụ cấp + hỗ trợ + thưởng…
nhưng hồ sơ phía sau lại không tồn tại.
Ví dụ:
**Excel: Thưởng KPI 4 triệu.
**Quy chế KPI: Không có.
**Phiếu đánh giá: Không có.
**Kết quả KPI: Không có.
**Thực tế: 12 tháng đều nhận 4 triệu.
Đây là lý do khi HR Audit không nên chỉ audit “file Excel payroll”.
Phải audit “toàn bộ chuỗi bằng chứng”.
—
BẪY 13. “Người quản lý không hưởng lương thì chắc chắn không liên quan BHXH”
Luật BHXH 2024 đã mở rộng phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Doanh nghiệp cần rà soát riêng các chức danh quản lý thuộc phạm vi luật định, kể cả trường hợp “không hưởng tiền lương”, thay vì áp dụng tư duy cũ:
> “Không hưởng lương = không tham gia.”
Đây là một điểm HR/Accounting cần đặc biệt cập nhật từ Luật BHXH 2024.
—
BẪY 14. “Chủ hộ kinh doanh thì không thuộc BHXH bắt buộc”
Đây cũng là tư duy cần cập nhật.
Luật BHXH 2024 đã mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đối với **chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh** theo phạm vi, lộ trình và điều kiện pháp luật quy định.
Vì vậy HR/C&B làm việc với:
* chuỗi F&B;
* cửa hàng;
* hộ kinh doanh;
* mô hình gia đình;
* cơ sở dịch vụ;
cần kiểm tra tình trạng pháp lý của chủ hộ thay vì mặc định đây là nhóm đứng ngoài BHXH bắt buộc.
—
BẪY 15. “Tối ưu BHXH = thiết kế mức đóng càng thấp càng tốt”
Đây có lẽ là **bẫy nguy hiểm nhất**.
Một số doanh nghiệp thiết kế:
> Tổng thu nhập: 25 triệu
> Lương đóng BHXH: 6 triệu
> Phần còn lại: KPI + phụ cấp + hỗ trợ + thưởng.
Sau đó yêu cầu HR:
> “Em cơ cấu thế nào để chỉ đóng BHXH 6 triệu?”
**Đó không phải cách tiếp cận đúng.**
Tối ưu đúng phải là:
**Bước 1.** Xác định đúng bản chất từng khoản thu nhập.
**Bước 2.** Xác định khoản nào thuộc căn cứ đóng theo pháp luật.
**Bước 3.** Thiết kế các khoản biến động đúng bản chất quản trị.
**Bước 4.** Thiết kế phúc lợi/hỗ trợ đúng mục đích.
**Bước 5.** Đồng bộ HĐLĐ – quy chế – KPI – bảng lương – chứng từ.
**Bước 6.** Đóng BHXH đúng trên phần thuộc căn cứ đóng.
NGUYÊN TẮC VÀNG CHO HR 2026
Khi kiểm tra một khoản thu nhập, đừng chỉ hỏi:
> **“Khoản này có phải đóng BHXH không?”**
Hãy đặt “7 câu hỏi”:
- Khoản tiền này “trả để làm gì”?
- Nó là “lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thưởng, phúc lợi/hỗ trợ hay hoàn trả chi phí”?
- Khoản tiền có “xác định trước được mức cụ thể” không?
- Nó “cố định hay biến động”?
- Nếu biến động, “biến động theo tiêu chí nào”?
- Khoản này được quy định ở “HĐLĐ, phụ lục, quy chế hay chính sách nào “?
- Thực tế doanh nghiệp trả như thế nào?
CÔNG THỨC AUDIT BHXH 2026
**Tên khoản tiền**
↓
**Bản chất khoản chi**
↓
**Điều kiện hưởng**
↓
**Công thức tính**
↓
**Tính cố định/biến động**
↓
**Hồ sơ pháp lý**
↓
**Thực tế chi trả**
↓
**Kết luận căn cứ đóng BHXH**
> **Không tối ưu BHXH bằng cách đổi tên khoản tiền.
> Hãy tối ưu bằng cách thiết kế đúng cấu trúc thu nhập, đúng bản chất và đúng hồ sơ.**
5 HỒ SƠ HR NÊN AUDIT NGAY TRONG 2026
* [ ] Danh sách toàn bộ người đang làm việc: chính thức, thử việc, part-time, cộng tác viên, khoán việc, quản lý…
* [ ] HĐLĐ và phụ lục HĐLĐ.
* [ ] Quy chế tiền lương – thưởng – phúc lợi.
* [ ] Bảng lương, KPI, chấm công và chứng từ chi trả.
* [ ] Danh sách tham gia và mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
**Mục tiêu cuối cùng — > tìm ra 3 loại chênh lệch:
**Người phải tham gia nhưng chưa tham gia.**
**Khoản phải tính vào căn cứ đóng nhưng đang bị loại ra.**
**Hồ sơ quy định một kiểu nhưng doanh nghiệp thực tế trả một kiểu.**
Đó chính là ba vùng có nguy cơ dẫn đến **truy đóng và các hệ quả pháp lý liên quan** mà HR cần phát hiện trước khi cơ quan chức năng phát hiện.
>>Xem thêm: CÁCH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN THEO QUY ĐỊNH
Trên đây là bài viết 15 “BẪY” BHXH 2026 – HR CẦN CHÚ Ý ĐỂ THỰC HIỆN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
