NHỮNG LỖI KẾ TOÁN CÔNG TY THƯƠNG MẠI TƯỞNG ĐƠN GIẢN – NHƯNG ĐẾN KHI THUẾ KIỂM TRA MỚI THẤY “ĐAU”

Bài viết dưới đây Kế toán hà nội xin chia sẻ bài viết NHỮNG LỖI KẾ TOÁN CÔNG TY THƯƠNG MẠI TƯỞNG ĐƠN GIẢN – NHƯNG ĐẾN KHI THUẾ KIỂM TRA MỚI THẤY “ĐAU”. Các bạn hãy cùng tham khảo thêm nhé.

Đa số anh chị em kế toán khi mới vào nghề thường bắt đầu từ doanh nghiệp thương mại.

Bởi mô hình này nhìn qua khá dễ hiểu:

Mua hàng → nhập kho → bán hàng → xuất hóa đơn → thu tiền → xác định giá vốn.

Không có giá thành sản xuất phức tạp, không có công trình kéo dài nhiều kỳ, cũng không phải bóc tách quá nhiều yếu tố chi phí như doanh nghiệp xây dựng.

Nhưng sau nhiều lần trực tiếp rà soát hồ sơ và làm việc với số liệu quyết toán, tôi lại thấy một điều:

Doanh nghiệp thương mại không khó ở việc định khoản. Cái khó nằm ở những khoản tiền, hàng hóa và chi phí tưởng rất bình thường nhưng kế toán không nhận diện đúng bản chất thuế.

Bài này Kế Toán Hà Nội Group chia sẻ từ những lỗi thực tế của một doanh nghiệp thương mại – dịch vụ chúng tôi vừa rà soát, xử lý. Không phải lý thuyết chép lại. Kế Toán Hà Nội Group  muốn chỉ luôn cho mọi người biết:

Thuế nhìn vào đâu – kế toán sai ở đâu – và trước khi thanh kiểm tra thì chúng ta nên tự kiểm tra thế nào.

Tham khảo thêm:

• CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI
• Các bước chuẩn bị cho thanh tra thuế công ty thương mại
• Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế công ty thương mại là gì?

1. NHẬN TIỀN “HỖ TRỢ” TỪ NHÀ CUNG CẤP – NHIỀU BẠN THẤY CHỮ HỖ TRỢ LÀ ĐƯA HẾT VÀO 711

Đây là lỗi tôi gặp khá nhiều. Doanh nghiệp thương mại thường nhận được các khoản từ hãng/NCC như:

• Hỗ trợ marketing;
• Hỗ trợ quảng cáo;
• Hỗ trợ trưng bày sản phẩm;
• Hỗ trợ nhân viên bán hàng;
• Hỗ trợ tư vấn;
• Hỗ trợ sửa chữa, bảo hành;
• Hỗ trợ triển khai chương trình bán hàng…

Kế toán nhìn thấy chữ “hỗ trợ” nên nghĩ đơn giản: Tiền người ta hỗ trợ mình → Nợ 112/Có 711 → không xuất hóa đơn.

Chưa chắc. Điều đầu tiên phải xác định là: Doanh nghiệp nhận tiền nhưng có phải thực hiện một công việc/dịch vụ gì cho bên trả tiền hay không?

Ví dụ hãng chuyển cho công ty 200 triệu nhưng đổi lại công ty phải bố trí quầy trưng bày, chạy quảng cáo, cung cấp nhân viên tư vấn và thực hiện chương trình marketing.

Bản chất lúc này không đơn thuần là “cho tiền”, mà có thể là khoản thanh toán cho dịch vụ doanh nghiệp cung cấp. Khi đó phải xem xét nghĩa vụ lập hóa đơn, kê khai GTGT và ghi nhận doanh thu theo đúng bản chất.

Kinh nghiệm kiểm tra. Khi rà một doanh nghiệp thương mại, tôi thường lọc: Có TK 711 + Có 511 + Có 131 + toàn bộ tiền vào ngân hàng có nội dung “hỗ trợ”, “marketing”, “trưng bày”, “thưởng doanh số”, “rebate”, “support”…

2. HÀNG BIẾU TẶNG, HÀNG KHUYẾN MẠI

Doanh nghiệp thương mại rất hay có: Mua 10 tặng 1, tặng sản phẩm mẫu, tặng khách VIP, tặng đại lý, tặng hàng khi đạt doanh số, hàng dùng chạy chương trình…

Rủi ro nằm ở chỗ kế toán chỉ: Nợ 641/Có 156 rồi kết thúc.

Trong khi nghĩa vụ về hóa đơn và GTGT phải xác định theo bản chất và hồ sơ của chương trình khuyến mại.

Đặc biệt phải phân biệt: Khuyến mại thực hiện đúng quy định pháp luật thương mại với biếu, tặng hoặc chương trình không đáp ứng điều kiện để xử lý theo cơ chế khuyến mại.

Đây là chỗ chỉ cần thiếu hồ sơ là kết quả thuế có thể khác.

Thuế thường soi ở đâu?

Tôi thường kiểm tra chéo: TK 156 → TK 632 → TK 641 → hóa đơn đầu ra → hồ sơ chương trình khuyến mại.

Nếu hàng tồn kho giảm nhưng không thấy doanh thu, không thấy hóa đơn hoặc hồ sơ giải thích tương ứng thì phải kiểm tra ngay.

Đặc biệt hãy lọc những phiếu xuất kho có nội dung: Xuất tặng – xuất mẫu – xuất marketing – xuất quảng cáo – xuất hỗ trợ đại lý – xuất khuyến mại. Đây là một trong những vùng rủi ro khá điển hình của doanh nghiệp thương mại.

3. CÓ DOANH THU KHÔNG CHỊU THUẾ GTGT NHƯNG VẪN KHẤU TRỪ 100% VAT ĐẦU VÀO DÙNG CHUNG

Lỗi này nguy hiểm vì số tiền đôi khi không lớn ở từng tháng nhưng cộng 3–5 năm lại có thể thành một khoản đáng kể.

Ví dụ doanh nghiệp có hoạt động cho vay và phát sinh tiền lãi.

Kế toán hạch toán:

Nợ 112/138

Có 515

rồi thôi.

Nhưng khi có đồng thời hoạt động chịu thuế và hoạt động không chịu thuế, kế toán phải tiếp tục xem xét thuế GTGT đầu vào dùng chung có phải phân bổ hay không.

Ví dụ: Điện, internet, thuê văn phòng, phần mềm, tư vấn, kiểm toán… phục vụ chung cho nhiều hoạt động.

Nếu kế toán cứ đưa toàn bộ VAT đầu vào vào khấu trừ thì khi kiểm tra có thể bị xác định lại phần thuế được khấu trừ.

Tôi thường kiểm tra: TK 515 → 138 → hợp đồng cho vay → chỉ tiêu [24], [25] và hồ sơ phân bổ VAT đầu vào.

Một kinh nghiệm rất đơn giản: Thấy 515 có lãi cho vay thì đừng chỉ kiểm tra doanh thu tài chính. Hãy quay lại kiểm tra VAT đầu vào dùng chung.

Nhiều kế toán bỏ sót chính bước thứ hai này.

4. KHÁCH HÀNG CHUYỂN TIỀN TRƯỚC

Phần này phải đặc biệt phân biệt bán hàng hóa với cung cấp dịch vụ/cho thuê tài sản.

Không phải cứ khách chuyển tiền trước là lập hóa đơn ngay, nhưng cũng không được máy móc cho rằng: “Chưa nghiệm thu nên cứ treo Có 131, khi nào làm xong mới tính.”

Thời điểm lập hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ và một số hoạt động đặc thù có quy định khác nhau.

Kinh nghiệm kiểm tra

Tôi lọc toàn bộ: Có TK 131, Có TK 3387 và các khoản tiền khách chuyển vào ngân hàng cuối tháng/cuối năm.

5. GIÁ BÁN TRÊN HÓA ĐƠN KHÔNG KHỚP VỚI GIÁ THỰC TẾ

Doanh nghiệp thương mại có một rủi ro rất đặc trưng: Một mặt hàng nhưng có rất nhiều mức giá.

Giá đại lý, giá khách lẻ, giá dự án, giá bán online, giá nhân viên, giá chương trình, giá khách VIP…

Đừng vội kết luận cứ bán thấp hơn giá thông thường là sai. Nhưng kế toán phải giải thích được cơ sở hình thành giá bán.

Ví dụ cùng sản phẩm A:

Khách thường: 1.000.000 đồng;

Đại lý: 900.000 đồng;

Một số hóa đơn khác: 650.000 đồng.

Khoản 650.000 đồng phải xem:

Có chính sách giá không? Chiết khấu gì? Hàng lỗi/hàng cận date? Chương trình khuyến mại? Quan hệ giữa người mua và doanh nghiệp?

Cách tôi thường rà: Xuất dữ liệu hóa đơn ra Excel → nhóm theo mã hàng → lấy: Giá cao nhất – giá thấp nhất – giá bình quân.

Những mã hàng có biên độ giá bất thường thì kiểm tra trước.

6. PHIẾU QUÀ TẶNG, VOUCHER

Đây là nghiệp vụ kế toán rất dễ nhầm.

Ví dụ doanh nghiệp phát hành voucher trị giá 2 triệu đồng, khách mua voucher hôm nay nhưng 2 tháng sau mới dùng voucher để lấy hàng.

Cần phân biệt: Thời điểm phát hành/thu tiền của voucher và thời điểm khách sử dụng voucher để nhận hàng hóa, dịch vụ.

Nếu bản chất phiếu chỉ là phương tiện để khách nhận hàng/dịch vụ trong tương lai thì phải theo dõi nghĩa vụ còn phải thực hiện, không nên máy móc ghi ngay doanh thu bán hàng tại thời điểm phát hành phiếu.

Một điểm nữa thường bị quên: Voucher hết hạn nhưng khách không sử dụng thì sao?

Kế toán phải theo dõi thời hạn và xử lý khoản nghĩa vụ không còn phải thực hiện theo bản chất và hồ sơ thực tế.

Vì vậy DN có voucher nên có riêng một bảng: Mã voucher – ngày phát hành – giá trị – ngày sử dụng – số dư chưa sử dụng – ngày hết hạn.

7. CHI PHÍ MUA HÀNG TK 1562

Một trong những lỗi “kinh điển” của doanh nghiệp thương mại là:

Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm, chi phí liên quan trực tiếp đến mua hàng phát sinh nhưng kế toán đưa hết vào chi phí kỳ hiện tại.

Trong khi cuối kỳ hàng vẫn còn tồn kho.

Khi đó xảy ra tình trạng: Chi phí đã chạy hết vào kỳ này nhưng hàng hóa tương ứng chưa bán hết.

Kết quả: Giá vốn tăng → lợi nhuận giảm → thu nhập chịu thuế giảm.

Đây là lý do khi kiểm tra doanh nghiệp thương mại tôi luôn nhìn:

1561 – 1562 – 632 – tồn kho cuối kỳ.

Nếu TK 1562 phát sinh lớn nhưng cuối kỳ về 0 trong khi 1561 vẫn tồn kho rất nhiều thì phải kiểm tra ngay cách phân bổ.

8. CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI CUỐI KỲ

Ví dụ cả năm doanh nghiệp mua hàng của hãng 20 tỷ.

Cuối năm đạt doanh số nên NCC xuất hóa đơn chiết khấu thương mại 500 triệu.

Sai lầm phổ biến là: Có hóa đơn giảm 500 triệu → kế toán giảm luôn giá trị lô hàng mua cuối cùng.

Nhưng 500 triệu có thể liên quan đến toàn bộ lượng hàng đã mua trong kỳ.

Trong số hàng đó:

Một phần đã bán;

Một phần vẫn còn tồn kho.

Vì vậy phải xác định phần chiết khấu tương ứng để điều chỉnh đúng bản chất giữa giá vốn hàng đã bán và giá trị hàng còn tồn kho.

Đây là điểm tôi thường đối chiếu: Hóa đơn chiết khấu cuối năm → chính sách bán hàng của NCC → lượng hàng đã bán → hàng tồn kho → TK 632 và TK 156.

Nếu làm sai, không chỉ 632 sai mà hàng tồn kho và lợi nhuận cuối năm cũng sai theo.

9. MỘT KINH NGHIỆM QUAN TRỌNG: KIỂM TRA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ĐỪNG ĐỌC SỔ TỪ TRÊN XUỐNG

Nếu nhận một doanh nghiệp thương mại để rà soát, tôi không khuyên các bạn mở Nhật ký chung rồi kiểm tra từng dòng.

Rất lâu mà chưa chắc phát hiện đúng điểm.

Tôi thường đi theo các “đường dây”:

Mua hàng:

331 → 156 → 133 → thanh toán.

Bán hàng:

156 → 632 → 511 → 3331 → 131 → tiền về.

Hàng tồn kho:

Tồn đầu + Nhập – Xuất = Tồn cuối.

Tiền:

111/112 với 131/331/138/338.

Khoản bất thường:

711 – 515 – 138 – 338 – 335 – 641 – 642.

Sau đó đối chiếu tiếp:

Sổ kế toán – hóa đơn điện tử – tờ khai thuế – ngân hàng – kho – hợp đồng.

Chỗ nào một mắt xích không khớp thì đào sâu vào đó.

Đấy mới là cách kiểm tra nhanh.

Trên đây là bài viết NHỮNG LỖI KẾ TOÁN CÔNG TY THƯƠNG MẠI TƯỞNG ĐƠN GIẢN – NHƯNG ĐẾN KHI THUẾ KIỂM TRA MỚI THẤY “ĐAU” mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.

Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ  tư vấn miễn phí: 1900 6246

Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc

Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/

Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của  Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.

Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029  (Mr Quân)

Bài viết liên quan:

1. Không có bài viết liên quan.