Những điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
Những điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định ra sao? Các bạn hãy cùng Kế toán hà nội tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây nhé.
Những điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
- Hiểu rõ về hóa đơn điện tử
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một hình thức quản lý và lưu trữ hóa đơn dưới dạng số hóa, không cần sử dụng giấy như trước đây. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các chi phí phát sinh liên quan đến việc in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Có hai loại hóa đơn điện tử chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà sau khi lập, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã xác nhận trước khi gửi cho khách hàng. Quy trình này giúp cơ quan thuế có thể quản lý và kiểm soát chặt chẽ thông tin hóa đơn, đồng thời hạn chế tối đa việc gian lận thuế từ các doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Loại hóa đơn này cho phép doanh nghiệp phát hành trực tiếp mà không cần phải gửi cho cơ quan thuế xác nhận. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng loại hóa đơn này, mà chỉ những doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện như có lịch sử tuân thủ tốt các quy định về thuế, không nợ thuế, và có hệ thống kế toán hiện đại mới được phép áp dụng.
So sánh ưu nhược điểm của từng loại
Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ưu điểm:
- Đảm bảo tính hợp pháp và tin cậy cao hơn, vì đã được cơ quan thuế xác nhận.
- Giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc lập hóa đơn sai quy định.
- Cơ quan thuế có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra thông tin và xử lý vi phạm (nếu có) một cách nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Thời gian phát hành hóa đơn lâu hơn do phải chờ cơ quan thuế cấp mã xác nhận.
- Doanh nghiệp phải đầu tư thêm vào hệ thống tích hợp với cơ quan thuế.
Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ưu điểm:
- Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn nhanh chóng mà không cần phải thông qua cơ quan thuế.
- Tiết kiệm thời gian, đặc biệt với các doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn trong ngày.
Nhược điểm:
- Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn.
- Có thể phát sinh rủi ro nếu doanh nghiệp lập hóa đơn sai quy định hoặc có hành vi gian lận.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo quy định, hóa đơn điện tử cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua: Giúp xác định rõ ràng các bên liên quan trong giao dịch.
- Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn phải có số riêng biệt, giúp dễ dàng quản lý và tra cứu.
- Ngày lập hóa đơn: Thể hiện thời điểm giao dịch diễn ra, có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế.
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đây là căn cứ để tính toán số tiền phải thanh toán và thuế.
- Thuế suất và tiền thuế: Phần này rất quan trọng vì là căn cứ để cơ quan thuế thu thuế.
Ý nghĩa của từng thông tin
Các thông tin trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp các bên liên quan (người bán, người mua, cơ quan thuế) nắm bắt rõ ràng về giao dịch, mà còn đảm bảo tính minh bạch, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận.
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, tính toàn vẹn và có chữ ký số của doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử cũng có thể được lưu trữ và sử dụng trong các giao dịch kinh tế, tài chính, kế toán và là căn cứ pháp lý cho việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT).
Các quy định về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, không được thay đổi, xóa bỏ và phải có biện pháp bảo mật chặt chẽ để tránh mất mát hoặc bị đánh cắp thông tin.
>>Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78
- Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Các bước đăng ký
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý.
- Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống kế toán: Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử hoạt động đồng bộ với hệ thống kế toán của mình.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ đăng ký bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy phép kinh doanh.
- Mã số thuế.
- Thông tin về chữ ký số của doanh nghiệp.
Lập hóa đơn điện tử
Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn
Quy trình lập hóa đơn điện tử khá đơn giản, gồm các bước sau:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng tài khoản đã đăng ký để truy cập vào hệ thống.
- Nhập thông tin giao dịch: Bao gồm thông tin về bên mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, và tổng số tiền thanh toán.
- Ký điện tử: Sử dụng chữ ký số để ký xác nhận hóa đơn trước khi phát hành.
Các phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử
Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử như MISA, Viettel, VNPT, BKAV, giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Ký và gửi hóa đơn điện tử
Các hình thức ký hóa đơn
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử để ký hóa đơn. Chữ ký số là phương thức phổ biến nhất hiện nay, sử dụng công nghệ mã hóa để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của hóa đơn.
Cách gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn điện tử sau khi được lập và ký có thể gửi cho khách hàng qua email, hệ thống quản lý hóa đơn, hoặc tải về để in ra khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng khách hàng phải có phương tiện để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
Thời gian lưu trữ bắt buộc
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm.
Hình thức lưu trữ
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây. Điều quan trọng là dữ liệu phải được sao lưu thường xuyên và bảo mật.
>>Xem thêm: Khi nào phải hủy, thủ tục hủy đối với hóa đơn điện tử
- Các vấn đề thường gặp và cách giải quyết
Hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp cần hủy hóa đơn
Hóa đơn điện tử cần được hủy khi có sai sót nghiêm trọng về nội dung hoặc khi không còn hiệu lực do giao dịch bị hủy bỏ.
Quy trình hủy hóa đơn
- Xác định hóa đơn cần hủy: Doanh nghiệp phải rà soát và xác định các hóa đơn bị lỗi hoặc không còn hiệu lực cần phải hủy.
- Lập thông báo hủy hóa đơn: Doanh nghiệp cần gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế. Thông báo này phải nêu rõ lý do hủy, số hóa đơn, và các thông tin liên quan.
- Cập nhật hệ thống: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải cập nhật hệ thống để loại bỏ các hóa đơn bị hủy khỏi danh sách hóa đơn hợp lệ.
Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn
Doanh nghiệp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
- Sai sót thông tin: Như sai tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán hoặc bên mua.
- Thay đổi số lượng hoặc giá trị: Khi có sự thay đổi trong số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, hoặc giá trị hóa đơn do lỗi nhập liệu hoặc điều chỉnh giá sau khi giao dịch.
Cách thức điều chỉnh
- Tạo hóa đơn điều chỉnh: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để sửa đổi thông tin trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh: Gửi hóa đơn điều chỉnh đến cơ quan thuế và khách hàng, đảm bảo rằng các bên liên quan đều nhận được bản sao của hóa đơn điều chỉnh.
- Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh cần được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc để đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng kiểm tra.
Xử lý hóa đơn có sai sót
Các loại sai sót thường gặp
- Thông tin khách hàng không chính xác: Như sai tên, mã số thuế, địa chỉ của bên mua.
- Sai số lượng, đơn giá, hoặc tổng tiền: Do lỗi nhập liệu hoặc tính toán.
- Lỗi về thuế suất: Như áp dụng sai thuế suất cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Cách khắc phục
- Sửa chữa trực tiếp: Nếu sai sót nhỏ, có thể điều chỉnh ngay trên hệ thống và gửi lại hóa đơn mới cho khách hàng.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Trong trường hợp sai sót nghiêm trọng hoặc đã gửi hóa đơn, cần lập hóa đơn điều chỉnh và gửi cho cơ quan thuế và khách hàng.
- Xác nhận và lưu trữ: Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh được xác nhận và lưu trữ đúng quy định để dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
>>Xem thêm: Có thể để số thập phân với hóa đơn điện tử
- Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Đối với doanh nghiệp
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình lập hóa đơn, từ việc xuất hóa đơn, ký số đến gửi hóa đơn và lưu trữ. Điều này giúp giảm thời gian và công sức so với việc xử lý hóa đơn giấy truyền thống.
Giảm chi phí quản lý
Do không cần in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí liên quan đến văn phòng phẩm và không gian lưu trữ. Hơn nữa, việc giảm thiểu sai sót và gian lận cũng giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc xử lý lỗi và tranh chấp.
Nâng cao tính minh bạch
Hóa đơn điện tử cung cấp một phương tiện kiểm soát dễ dàng và minh bạch hơn cho cơ quan thuế và các bên liên quan. Với tính năng theo dõi và báo cáo tự động, doanh nghiệp có thể dễ dàng cung cấp thông tin và đối chiếu dữ liệu khi cần thiết.
Đối với khách hàng
Tiện lợi khi thanh toán và nhận hóa đơn
Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức qua email hoặc hệ thống trực tuyến, giúp quá trình thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn. Việc không cần lưu trữ hóa đơn giấy cũng giảm bớt công sức cho khách hàng.
Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
Hóa đơn điện tử cung cấp thông tin chính xác và rõ ràng về giao dịch, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và đảm bảo rằng quyền lợi của họ được bảo vệ. Điều này cũng giúp giảm nguy cơ tranh chấp liên quan đến hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đã và đang trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của các doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về các loại hóa đơn điện tử, quy trình sử dụng, cũng như cách giải quyết các vấn đề thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và đúng quy định. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn bảo vệ quyền lợi của khách hàng, góp phần nâng cao tính minh bạch trong các giao dịch thương mại.
Trên đây là bài viết Những điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định mà Ketoanhn.org tổng hợp được hi vọng giúp ích được bạn trong công việc.
Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan cần giải đáp bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Tổng đài hỗ trợ tư vấn miễn phí: 1900 6246
Ketoanhn.org chúc bạn làm tốt công việc
Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/
Nếu bạn muốn học thực tế trải nghiệm va vất cùng kế toán trưởng giàu kinh nghiệm cần trên tay bộ chứng từ bao gồm: hóa đơn đỏ, phiếu thu chi, nhập xuất…của doanh nghiệp đang hoạt động có thể lựa chọn một lớp học kế toán thực hành của Trung tâm kế toán Hà Nội là đơn vị được thành lập từ năm 2005 đi đầu trong lĩnh vực đào tạo kế toán thực hành trên chứng từ hóa đơn đỏ hiện có 39 cơ sở học trên toàn quốc, 6 cơ sở học tại Hà Nội. Hàng tháng trung tâm vẫn đào tạo cho hơn 1000 học viên trên toàn quốc.
Chi tiết liên hệ Hotline: 0974 975 029 (Mr Quân)
